Megmutatjuk, mire jó egy ügyfélkezelő szoftver kisvállalkozásoknak, milyen funkciókra érdemes figyelned, milyen ismert rendszerek közül választhatsz, és milyen veszteségeket előzhetsz meg egy jól működő ügyfélkezeléssel.
Egy ügyfélkezelő szoftver kisvállalkozásoknak első hallásra talán túl komoly rendszernek tűnhet. Ha csak néhány ügyfeled van, könnyű azt gondolni, hogy egy Excel-táblázat, a telefonod névjegyzéke, az e-mailek és a saját memóriád tökéletesen elegendő. Egy ideig valóban működhet is.
A probléma általában nem akkor kezdődik, amikor még öt ügyfeled van, hanem amikor egyszerre fut tíz érdeklődő, három ajánlat, két visszahívás, néhány folyamatban lévő munka és egy olyan ügyfél, akinek „már tegnap vissza kellett volna szólni”. Ilyenkor a memóriád már nem ügyfélkezelő rendszer, hanem szerencsejáték.
Tartalomjegyzék [Megjelenítés]
Az ügyfélkezelő szoftver olyan központi rendszer, amelyben egy helyen tarthatod nyilván az ügyfeleidet, érdeklődőidet, kapcsolattartóidat és a hozzájuk kapcsolódó fontos üzleti információkat. A fejlettebb rendszereket CRM-nek, vagyis Customer Relationship Management rendszernek nevezzük. Ha részletesebben érdekel a fogalom, itt elolvashatod, mi az a CRM rendszer, és mire használható.
Egy jó rendszer azonban jóval több egy digitális telefonkönyvnél. Nemcsak azt látod benne, hogy ki az ügyfél és mi a telefonszáma, hanem azt is, hogy mikor beszéltetek utoljára, milyen ajánlatot kapott, hol tart az ügy, ki foglalkozik vele, milyen feladat következik és mikorra kell azt elvégezni.
Vagyis nem neked kell fejben összeraknod az ügyfél történetét. A rendszer megmutatja.
A CRM-et sokan még mindig nagyvállalati eszköznek gondolják. Pedig egy kisvállalkozásnál sokszor még nagyobb jelentősége van annak, hogy ne vesszen el információ. Egy húszfős értékesítési osztályon valaki talán észreveszi, ha kimarad egy ügy. Egy két-három fős vállalkozásban viszont könnyen te vagy egyszerre az értékesítő, ügyintéző, problémamegoldó és döntéshozó.
Ha minden ügyféladat a fejedben van, valójában nincs üzleti rendszered. Van egy embered, aki remélhetőleg mindenre emlékszik. Ha pedig ez az ember éppen szabadságon van, beteg, túlterhelt vagy egyszerűen csak elfelejt valamit, az információ vele együtt eltűnik.
A rendezetlen ügyfélkezelés legnagyobb veszélye, hogy sokáig nem tűnik veszélyesnek. Nem történik minden héten látványos katasztrófa. Inkább apró hibák jelennek meg.
Ezek külön-külön apróságnak tűnhetnek. Együtt azonban már bevételt visznek el. Különösen kellemetlen, amikor nem azért választja valaki a konkurenciát, mert jobb volt az ajánlata, hanem egyszerűen azért, mert ő visszahívta az érdeklődőt, te pedig nem.
Nem attól jó egy rendszer, hogy kétszáz menüpontot kínál. Kisvállalkozásként különösen fontos, hogy azt tudd gyorsan és egyszerűen használni, amire valóban szükséged van.
Én legalább az alábbi lehetőségeket keresném:
A Scylla CRM esetében például külön oldalon is megnézheted, milyen CRM funkciók és modulok érhetők el. Ez azért lehet hasznos összehasonlítási alap, mert vásárlás vagy előfizetés előtt nem a funkciók számát, hanem a saját napi folyamataidhoz szükséges funkciókat kell összevetned.
Egyetlen rendszerről sem lehet általánosan kijelenteni, hogy minden vállalkozás számára az a legjobb. Más kell egy kétfős szolgáltató vállalkozásnak, más egy komoly értékesítési csapatnak és megint más annak, aki marketingautomatizációt is ugyanazon platformon szeretne kezelni.
Nemzetközi szinten például érdemes megnézned a HubSpot CRM rendszerét. A HubSpot az ügyfélkezelés mellett marketing-, értékesítési és ügyfélszolgálati eszközöket is kínál, ezért főleg annak lehet érdekes, aki idővel szélesebb marketing- és sales ökoszisztémában gondolkodik.
Szintén ismert megoldás a Zoho CRM. Sok testreszabási lehetőséget és üzleti integrációt kínál, ezért annak lehet érdekes, aki több folyamatot és külső alkalmazást szeretne összekötni.
A harmadik ismert alternatíva a Pipedrive, amely erősen az értékesítési folyamat és a vizuális pipeline követésére koncentrál. Ha elsősorban azt szeretnéd látni, hogy melyik üzlet melyik értékesítési fázisban tart, érdemes ezt is megnézned.
Ez az egyik legfontosabb szempont. Hiába választasz elképesztően sok funkcióval rendelkező rendszert, ha a napi munkához túl bonyolult. Ha egy ügyfél rögzítéséhez tizenkét mezőt kell kitölteni, három almenün át kell menni és még egy oktatóvideót is elő kell venni, könnyen megtörténik, hogy a kollégák néhány hét múlva ismét Excelben vezetnek mindent.
A rendszer csak akkor ér valamit, ha ténylegesen használjátok.
Éppen ezért teszteléskor ne azt nézd elsőként, hány funkció van a menüben. Próbálj meg létrehozni egy ügyfelet, rögzíteni egy érdeklődést, hozzáadni egy feladatot, létrehozni egy ajánlatot és visszakeresni egy korábbi eseményt. Ha ezek természetesen mennek, jó úton jársz.
Az Excel kiváló eszköz, és ügyféladatok első nyilvántartására is használható. A probléma akkor kezdődik, amikor már folyamatot próbálsz kezelni vele.
Egy név, telefonszám és e-mail cím még egyszerű. De hamar megjelenik az „utolsó kapcsolat”, „következő visszahívás”, „ajánlat állapota”, „felelős”, „következő feladat”, „megjegyzés” és még tíz másik oszlop. Utána készül egy második táblázat az ajánlatokról, egy harmadik a feladatokról, majd valaki létrehozza az ugyfelek_vegleges_uj2.xlsx fájlt. Onnantól már tudod, hogy baj van.
Az Excel adatokat tárol. Egy ügyfélkezelő rendszer viszont kapcsolatot teremt az ügyfél, az előzmények, az ajánlatok, a feladatok és a következő lépések között.
A Scylla CRM rendszer arra készült, hogy az ügyféladatok, érdeklődők, ajánlatok, feladatok, határidők és üzleti folyamatok ne különálló információként legyenek szétszórva, hanem egy központi rendszerből legyenek kezelhetők.
Kisvállalkozásként különösen fontos, hogy ne egy fölöslegesen túlbonyolított rendszerhez kelljen igazítanod a működésedet. A Scylla CRM modulárisan épül fel, így az alap ügyfélkezeléstől és feladatkezeléstől további ügyviteli funkciók felé is tovább tudsz lépni, amikor valóban szükséged lesz rájuk.
Mielőtt döntesz, írd össze a jelenlegi problémáidat. Ne a szoftver funkciólistájából indulj ki, hanem a saját működésedből.
Hol vesznek el ma az információk? Milyen feladatokat felejtetek el? Hol vannak az ügyféladatok? Hogyan követitek az ajánlatokat? Tudod-e azonnal, hogy melyik érdeklődőnél mi a következő lépés? Ha holnap kiesik egy kollégád, egy másik ember át tudja-e venni az ügyfeleit úgy, hogy pontosan látja az előzményeket?
Ezután próbáld ki a szóba jöhető rendszereket valós helyzettel. Ne egy üres kezelőfelületet nézegess. Vigyél végig rajta egy teljes folyamatot az érdeklődéstől az ajánlaton keresztül a következő feladatig.
Ha a Scylla CRM működését szeretnéd előre megismerni, a Scylla CRM használati útmutatóban képernyőképekkel és gyakorlati lépésekkel is megnézheted a rendszer logikáját.
Az ideális ügyfélkezelő szoftver kisvállalkozásoknak nem feltétlenül a legtöbb funkciót kínáló rendszer. Sokkal fontosabb, hogy átlátható legyen, illeszkedjen a vállalkozásod napi működéséhez, és valóban használjátok is.
A cél egyszerű: tudd, ki az ügyfél, mi történt vele, hol tart az ügy, mi a következő feladat, mikor kell megtenni és ki felel érte.
Amíg ezt néhány ügyfélnél fejben tudod tartani, minden rendben lévőnek tűnhet. A veszély akkor kezdődik, amikor a vállalkozásod már gyorsabban nő, mint a saját memóriád kapacitása. Az első elfelejtett visszahívás talán csak kellemetlen. Az ötödik már lehet elveszett bevétel.
Éppen ezért nem akkor érdemes ügyfélkezelő rendszert keresned, amikor már teljes a káosz. Sokkal jobb egy lépéssel korábban rendszert vinni az ügyfélkezelésbe. Erre lehet egy hazai, magyar nyelvű megoldás a Scylla CRM is.
Gyakorlati sorrendben mutatjuk be a vállalkozás indításának lépéseit Magyarországon az üzleti ötlet ellenőrzésétől és a vállalkozási forma kiválasztásától a hivatalos bejelentésen át az első ügyfelek és üzleti folyamatok kezeléséig.
Lépésről lépésre bemutatjuk, mire kell figyelned egy vállalkozás indításakor Magyarországon az üzleti ötlet ellenőrzésétől a vállalkozási forma és az adózás kiválasztásán át az adminisztrációig, ügyfélszerzésig és a működés rendszerezéséig.
Megmutatjuk, mitől lehet jó választás egy felhő alapú ügyfélkezelő rendszer, milyen előnyöket ad a bárhonnan elérhető működés, mire figyelj választáskor, és mikor lehet érdemes a Scylla CRM-et is kipróbálnod.
