A Pareto-elv, vagyis a 80/20-as szabály segít felismerni, mely ügyfelek, feladatok és folyamatok hozzák a vállalkozás eredményeinek jelentős részét, és mire érdemes igazán koncentrálni.
Egy vállalkozásban könnyű beleesni abba a hibába, hogy minden ügyféllel, minden termékkel, minden feladattal és minden problémával ugyanakkora intenzitással foglalkozunk.
Elsőre ez logikusnak tűnik. Ha van tíz ügyfeled, mind a tíz fontos. Ha húsz szolgáltatást vagy terméket kínálsz, mindegyiket értékesíteni szeretnéd. Ha pedig száz feladat szerepel a listán, előbb-utóbb mindegyiket el kell végezni.
A valóság azonban általában nem ennyire egyenletes.
Gyakran néhány ügyfél adja a bevétel jelentős részét. Néhány termék hozza az eladások többségét. Néhány visszatérő probléma okozza az ügyfélpanaszok nagy részét. És sokszor a napi feladataink kis része adja a valódi üzleti eredmények jelentős részét.
Tartalomjegyzék [Megjelenítés]
A Pareto-elv, más néven 80/20-as szabály azt a jelenséget írja le, hogy sok esetben az eredmények nagy része viszonylag kevés okra vezethető vissza.
A legismertebb megfogalmazása:
Fontos azonban rögtön tisztázni valamit.
A Pareto-elv nem azt jelenti, hogy minden vállalkozásban, minden helyzetben pontosan 80 és 20 százalék lesz az arány.
Lehet:
A lényeg nem maga a szám.
A lényeg az, hogy az eredményeket gyakran néhány kiemelkedően fontos tényező határozza meg.
A Pareto-elv Vilfredo Pareto olasz közgazdász nevéhez kapcsolódik.
Pareto a vagyon és a tulajdon eloszlását vizsgálva azt figyelte meg, hogy a javak jelentős része a lakosság viszonylag kis részének kezében összpontosul.
Később más területeken is felismertek hasonló mintázatokat.
Innen terjedt el az a gondolat, hogy:
A vállalkozások számára pontosan ez teszi érdekessé a Pareto-elvet.
Az időd, az embereid és a pénzed véges.
Ha minden területre ugyanannyi figyelmet fordítasz, könnyen előfordulhat, hogy rengeteg energiát költesz olyan dolgokra, amelyek alig befolyásolják az eredményeket.
A Pareto-elv ezért elsősorban egy döntési szemlélet.
Arra ösztönöz, hogy rendszeresen feltegyél ilyen kérdéseket:
Ha ezeket megtalálod, sokkal tudatosabban tudod elosztani az erőforrásaidat.
Az egyik leggyakoribb üzleti alkalmazás az ügyfélállomány elemzése.
Tegyük fel, hogy egy vállalkozásnak 100 aktív ügyfele van.
Könnyen elképzelhető, hogy közülük:
Ez nem azt jelenti, hogy a kisebb ügyfeleket figyelmen kívül kell hagyni.
Azt viszont igen, hogy érdemes pontosan tudnod:
Ugyanez a gondolkodás az értékesítési folyamatban is használható.
Nem biztos, hogy minden érdeklődő egyformán értékes.
Például lehet, hogy:
Ha ezeket nem méred, könnyen lehet, hogy túl sok időt töltesz gyenge minőségű érdeklődőkkel, miközben a valóban értékes lehetőségek nem kapnak elegendő figyelmet.
A Pareto-szemlélet itt azt jelenti:
Sok vállalkozás túl széles kínálatot tart fenn.
Rengeteg termék vagy szolgáltatás szerepel a kínálatban, miközben a bevétel jelentős része csak néhányból származik.
Érdemes ezért megvizsgálni:
Könnyen lehet, hogy egy termék sok munkát okoz, de alig termel eredményt.
Egy másik pedig kevés adminisztrációval sokkal nagyobb bevételt vagy nyereséget hoz.
A Pareto-elv nemcsak értékesítésben használható.
Ugyanilyen hasznos lehet a napi feladatok elemzésénél is.
Sok ember úgy dolgozik, hogy reggeltől estig folyamatosan elfoglalt, mégsem érzi azt, hogy valóban előrehalad.
Ennek egyik oka az lehet, hogy a napi feladatok jelentős része alacsony üzleti értékű.
Például:
Közben háttérbe szorulhatnak azok a feladatok, amelyek:
Itt kapcsolódik össze nagyon jól a Pareto-elv az Eisenhower-mátrix gondolkodásával.
Az Eisenhower-mátrix azt segít eldönteni, hogy egy feladat fontos vagy sürgős.
A Pareto-elv pedig abban segít, hogy felismerd:
melyik néhány feladat adja az eredményeid jelentős részét?
A 80/20-as gondolkodás problémák elemzésénél is nagyon hasznos.
Tegyük fel, hogy havonta 100 ügyfélpanasz érkezik.
Első ránézésre úgy tűnhet, hogy száz külön problémát kell megoldani.
Az elemzésből azonban kiderülhet, hogy:
Ebben az esetben három alapvető probléma megszüntetésével akár az összes panasz jelentős részét is megelőzheted.
Az elmélet önmagában kevés. A lényeg az, hogy valódi adatokon próbáld ki.
Első lépésként válassz egy konkrét területet.
Például:
Ezután:
Például ügyfeleknél rendezd sorba őket éves bevétel alapján.
Termékeknél nézd meg az eladott mennyiséget vagy a nyereséget.
Értékesítésnél vizsgáld meg, mely leadforrásokból származnak a lezárt üzletek.
Panaszoknál pedig csoportosítsd a problémákat kiváltó ok szerint.
A Pareto-elv egyik leggyakoribb félreértése, amikor valaki mindenáron pontosan 80/20-as arányt akar találni.
Nem ez a cél.
Ha például azt látod, hogy:
akkor ugyanazt a jelenséget látod.
Az eredmények nem egyenletesen oszlanak el.
Mint minden egyszerű üzleti szabályt, ezt is túl lehet használni.
Például komoly hiba lenne arra jutni, hogy:
„Az ügyfelek 20%-a hozza a bevétel 80%-át, ezért a többivel nem foglalkozunk.”
Egy kisebb ügyfélből később jelentős ügyfél lehet.
Egy alacsony bevételt termelő szolgáltatás lehet belépőtermék.
Egy ritkán előforduló probléma pedig lehet rendkívül súlyos.
Ezért a Pareto-elemzés után mindig üzleti döntés következik.
Nem elég felismerni az arányokat.
Meg kell érteni azt is, hogy:
Itt érkezünk el ahhoz a ponthoz, ahol sok kisvállalkozásnál probléma kezdődik.
A cégvezető gyakran azt mondja:
A „szerintem” azonban nem ugyanaz, mint az adat.
Ahhoz, hogy valóban meg tudd állapítani, mely ügyfelek, ajánlatok vagy folyamatok adják az eredményeid jelentős részét, először egységesen kell rögzítened az információkat.
Például:
A Pareto-elv nagyon hasznos gondolkodási módszer, de csak akkor tudsz valódi üzleti következtetéseket levonni belőle, ha az ügyfeleidről, ajánlataidról és értékesítési folyamataidról vannak használható adataid.
A Scylla CRM rendszer egy helyen kezeli az ügyfeleket, ajánlatokat, feladatokat, státuszokat és értékesítési előzményeket. Így nem emlékezetből kell eldöntened, mely ügyfelek, lehetőségek vagy folyamatok a legfontosabbak, hanem valós adatok alapján tudod elemezni a működésedet.
Ha látod, mely ügyfelekből lesz bevétel, mely ajánlatok záródnak sikeresen, hol akad el az értékesítési folyamat és mely teendők ismétlődnek, sokkal könnyebb megtalálni azt a bizonyos „kritikus keveset”, amely valóban meghatározza az eredményeket.
Egy CRM rendszer önmagában természetesen nem fogja automatikusan megmondani, hogy nálad pontosan mi a 20%, ami az eredmények 80%-át adja.
Viszont megteremti azt az adatbázist, amelyből ezt már elemezni lehet.
Például megvizsgálhatod:
Így a Pareto-elv nem egy érdekes üzleti elmélet marad, hanem konkrét döntések alapja lehet.
Ha a Pareto-elvet valóban használni szeretnéd a vállalkozásodban, időnként érdemes végigmenni néhány egyszerű kérdésen.
Már ezekre a kérdésekre adott válaszok is sokkal tisztább képet adhatnak arról, hogy hol érdemes változtatni.
A Pareto-elvet gyakran úgy értelmezik, mintha azt mondaná:
„Dolgozz csak 20%-ot, és megkapod az eredmény 80%-át.”
Ez félrevezető.
A valódi üzenet inkább az, hogy nem minden tevékenységnek azonos a hatása.
Ezért nem feltétlenül több munkára van szükség.
Sokszor előbb azt kell megtalálni, hogy:
Egy vállalkozás hatékonysága nem attól javul, hogy mindenki még gyorsabban dolgozik.
Hanem attól, hogy több figyelem jut azokra a tevékenységekre, amelyek valóban eredményt hoznak.
A Pareto-elv, vagyis a 80/20-as szabály egy egyszerű, de nagyon hasznos üzleti gondolkodási módszer.
A lényege nem az, hogy mindenhol pontosan 80 és 20 százalékos arányt keress.
Hanem az, hogy felismerd:
A valódi kérdés ezért nem az, hogy:
„Hol van nálam pontosan a 80/20?”
Hanem inkább ez:
Ha ezt adatok alapján meg tudod válaszolni, sokkal könnyebb eldönteni, mire érdemes időt, pénzt és figyelmet fordítanod.
És végső soron pontosan erről szól a Pareto-elv: nem mindennel kell ugyanannyit foglalkoznod – azt kell megtalálnod, ami valóban számít.
Lépésről lépésre bemutatjuk, mire kell figyelned egy vállalkozás indításakor Magyarországon az üzleti ötlet ellenőrzésétől a vállalkozási forma és az adózás kiválasztásán át az adminisztrációig, ügyfélszerzésig és a működés rendszerezéséig.
Az Eisenhower-mátrix segít különválasztani a fontos és sürgős feladatokat, hogy átláthatóbban kezeld a prioritásokat, csökkentsd a kapkodást, és több idő jusson arra, ami valóban előreviszi a vállalkozást.
