A legdrágább ajánlat nem az, amelynek elkészítése néhány percet igényel. Hanem az, amelyből üzlet lehetett volna, csak senki nem követte tovább.
Egy jó árajánlat készítő program nem pusztán abban segít, hogy néhány perc alatt elkészíts egy dokumentumot az ügyfeled számára. Az ajánlatadás valójában egy értékesítési folyamat része: előtte kapcsolatba léptél az érdeklődővel, felmérted az igényeit, elkészítetted az ajánlatot, majd ideális esetben nyomon követed azt egészen addig, amíg elfogadják, elutasítják vagy üzletté alakul.
Egy-két ajánlatnál ezt még könnyű Wordben, Excelben vagy egy letöltött árajánlat minta segítségével kezelni. Amikor azonban hetente több érdeklődőnek küldesz ajánlatot, gyorsan felmerül néhány kellemetlen kérdés.
Melyik ügyfél melyik ajánlatot kapta? Melyik verzió volt az utolsó? Mikor küldted el? Válaszolt már rá? Módosítani kellett? Ki fogja felhívni az ügyfelet? Elfogadta az ajánlatot, vagy egyszerűen megfeledkeztetek róla?
Ha ezekre már külön e-mailekből, Word-dokumentumokból, mappákból és jegyzetekből kell összeraknod a választ, akkor az ajánlatkészítésből lassan ajánlatkeresés lesz.
Ebben a cikkben azt nézzük meg, mit érdemes tartalmaznia egy árajánlatnak, mire használható egy egyszerű árajánlat minta, milyen lehetőségeid vannak árajánlat készítésére, és mikor érdemes a különálló dokumentumok helyett olyan rendszert választanod, amely az ajánlat teljes életútját képes nyomon követni.
Tartalomjegyzék [Megjelenítés]
Az árajánlat készítő kifejezés többféle megoldást jelenthet.
Lehet egy egyszerű Word- vagy Excel-sablon, amelybe minden alkalommal beírod az ügyfél adatait, a termékeket, szolgáltatásokat és árakat. Léteznek különálló online ajánlatkészítő programok, számlázóprogramok ajánlatkészítő funkcióval, illetve olyan CRM rendszerek is, amelyekben az ajánlat közvetlenül az ügyfélhez és az értékesítési folyamathoz kapcsolódik.
Ez három nagyon különböző szint.
Egyetlen megoldás sem megfelelő automatikusan minden vállalkozás számára.
Ha évente tíz ajánlatot készítesz, lehet, hogy egy jól felépített Word-sablon minden igényedet kielégíti.
Ha azonban hetente vagy naponta készülnek ajánlatok, több kolléga dolgozik az ügyfelekkel, módosítások történnek és utánkövetésre van szükség, akkor már nem maga a dokumentum elkészítése lesz a legnagyobb feladat.
A valódi kérdés az lesz, hogyan követed végig, mi történt az ajánlattal az elkészítésétől az üzlet lezárásáig.
Egy árajánlatnak mindenekelőtt egyértelműnek kell lennie.
Az ügyfélnek néhány perc alatt meg kell értenie:
A túl rövid ajánlat bizonytalanságot okozhat, a túlságosan bonyolult ajánlat pedig könnyen elriaszthatja az érdeklődőt.
A cél nem az, hogy minél több szöveget írj bele, hanem az, hogy az ügyfél pontosan tudja, mit kap a pénzéért.
Egy egyszerű árajánlat minta jó kiindulópont lehet akkor, ha még nincs kialakult ajánlatadási rendszered.
Egy általános üzleti árajánlatban érdemes feltüntetned legalább:
Érdemes egyedi ajánlatszámot is használnod.
A „Kovács ajánlat új.docx”, „Kovács ajánlat új2.docx” és „Kovács ajánlat VÉGLEGES.docx” típusú fájlnevek egy darabig működnek.
A „Kovács ajánlat VÉGLEGES2-JAVÍTOTT.docx” környékén azonban már sejthető, hogy a rendszer kezd kicsúszni a kezedből.
A Word használatával önmagában semmi probléma nincs.
Ha kevés ajánlatot készítesz, egy jól kialakított sablon gyors, egyszerű és költséghatékony megoldás lehet.
Különösen akkor működhet jól, ha:
Ebben a helyzetben felesleges lenne kizárólag azért komplex rendszert bevezetned, mert technikailag lehetséges.
A probléma akkor jelenik meg, amikor az ajánlatok száma növekedni kezd.
Egy Word-dokumentum alapvetően dokumentum.
Nem tudja, hogy melyik ügyfélhez tartozik. Nem tudja, hogy mikor beszéltél utoljára az ügyféllel. Nem figyelmeztet arra, hogy három napja elküldted az ajánlatot, de még senki nem hívta vissza az érdeklődőt.
És azt sem tudja, hogy az ajánlatból végül lett-e megrendelés.
Amikor több ajánlat fut párhuzamosan, az információk könnyen szétszóródnak:
Ez addig általában nem tűnik komoly problémának, amíg egy ügyfél egyszer csak meg nem kérdezi:
„Mi lett azzal a módosított ajánlattal, amit múlt héten kértem?”
És ekkor kezdődik a keresés.
E-mail, mappa, letöltések, kolléga, telefon, újabb e-mail.
Egyetlen elveszett vagy elfelejtett ajánlat pedig könnyen többe kerülhet, mint egy ajánlatkezelésre is alkalmas rendszer teljes havi díja.
Az ajánlatadás nem akkor kezdődik, amikor megnyitod az árajánlat készítőt.
Általában valami már történt előtte.
Például:
Ezután következhet az igényfelmérés, az ajánlat elkészítése, kiküldése, módosítása, utánkövetése és lezárása.
Ez valójában egy folyamat:
kapcsolatfelvétel → érdeklődés → igényfelmérés → árajánlat → utánkövetés → döntés → megrendelés vagy lezárás.
Egy egyszerű dokumentumsablon ebből lényegében csak az „árajánlat” részt kezeli.
Egy megfelelő árajánlat készítő program már jelentősen gyorsíthatja az adminisztrációt.
Hasznos lehet például, ha:
Ez már lényegesen jobb megoldás annál, mint minden egyes ajánlatot teljesen manuálisan elkészíteni.
Van azonban egy következő kérdés.
Mi történik az ajánlat elkészítése után?
Sok vállalkozás rengeteg energiát fordít az ajánlat elkészítésére, majd elküldi az ügyfélnek és vár.
Pedig az ajánlat kiküldése után kezdődik az értékesítés egyik legfontosabb szakasza.
Tudnod kellene például:
Ha évente öt ajánlatod van, ezt akár fejben is megjegyezheted.
Ötvennél már nehezebb.
Ötszáznál pedig nem memória kérdése.
Ott már rendszer kérdése.
Az első ajánlat ritkán jelenti minden esetben a végleges változatot.
Az ügyfél kérhet:
Ilyenkor új ajánlatverzió készülhet.
Ha mindez különálló Word- és PDF-fájlokban történik, könnyen előfordulhat, hogy később már azt sem egyértelmű megállapítani, melyik változat volt érvényes.
Ennél még kellemetlenebb, ha az egyik kolléga a régi verzióból dolgozik, miközben az ügyfél már egy módosított ajánlatot fogadott el.
Az ajánlat verzióinak követése ezért nem egyszerű adminisztrációs kényelmi funkció. Közvetlenül érintheti az árat, a vállalt tartalmat és az ügyféllel kötött megállapodást.
Nem minden vállalkozásnak van szüksége CRM rendszerre csak azért, mert ajánlatokat készít.
CRM-alapú ajánlatkezelés akkor válik igazán hasznossá, amikor az ajánlat már egy összetettebb ügyfélfolyamat része.
Például akkor, ha:
Itt már nem egyszerűen egy jobb árajánlat készítőt keresel.
Az ajánlatadást szeretnéd beilleszteni a vállalkozás teljes értékesítési folyamatába.
Az önálló árajánlat készítő elsődleges feladata általában maga a dokumentum elkészítése.
Egy CRM rendszerben azonban az ajánlat nem különálló fájl.
Kapcsolódhat:
Ez alapvető különbség.
Egy Word-dokumentum azt mutatja meg, hogy mit ajánlottál.
Egy megfelelő CRM-folyamat azt is megmutathatja, hogy kinek, mikor, milyen előzmények után ajánlottad, mi történt vele azóta, és végül mi lett belőle.
A legnagyobb előny nem feltétlenül az, hogy néhány perccel gyorsabban készül el egy ajánlat.
Hanem az, hogy az információ nem szakad szét több különböző helyre.
Így kisebb eséllyel fordul elő, hogy:
Az elveszett ajánlatok egyik problémája éppen az, hogy sokszor észre sem veszed őket.
Nem kapsz róluk számlát.
Egyszerűen nem lesz belőlük bevétel.
És ami nincs nyilvántartva, arról gyakran azt sem tudod, hogy elvesztetted.
A Scylla CRM használatánál az ajánlat nem önállóan, a vállalkozás többi adatától elkülönítve jelenik meg.
Az értékesítési folyamat már az első kapcsolatfelvételnél elkezdődhet.
Az érdeklődő és az ügyfél adatai egy helyen kezelhetők, az előzményekhez kapcsolódhatnak a további teendők, majd az igények alapján elkészíthető az ajánlat.
Az ajánlat ezután ugyanannak az üzleti folyamatnak a része maradhat.
Így átláthatóbbá válhat:
Ez különösen akkor válik fontossá, amikor egyszerre már nem kettő vagy három, hanem több tucat értékesítési lehetőséget kezelsz.
Egy ajánlat Wordben történő elkészítése gyakorlatilag ingyenes.
Emiatt könnyű arra a következtetésre jutni, hogy nincs szükség más rendszerre.
A kérdést azonban érdemes más oldalról megközelíteni.
Mennyi egy olyan ajánlat értéke, amelyből 200 000, 500 000 vagy akár több millió forintos megrendelés lehet?
És mennyibe kerül, ha:
Egy CRM rendszer költségét ezért nem kizárólag ahhoz érdemes viszonyítani, hogy egy Word-sablon nulla forintba kerül.
Azt is érdemes megvizsgálnod, mennyi bevételt veszíthetsz azzal, ha az ajánlatok és az érdeklődők kezelése nincs megfelelően rendszerezve.
A megfelelő megoldás elsősorban attól függ, mennyi ajánlatot kezelsz és milyen összetett az értékesítési folyamatod.
Egy egyszerű Word- vagy Excel-alapú árajánlat minta megfelelő lehet, ha:
Egy különálló árajánlat készítő program lehet jó választás, ha sok dokumentumot készítesz, de az ügyfélkezelési folyamatod továbbra is egyszerű.
CRM rendszerben történő ajánlatkezelés pedig akkor válik igazán előnyössé, ha az ajánlat:
Mielőtt kiválasztod a megoldást, ne csak azt nézd, hogy lehet-e vele szép PDF-ajánlatot készíteni.
Gondold végig:
Minél több ilyen funkcióra van szükséged, annál kevésbé egyszerű dokumentumkészítési problémáról beszélünk.
Ilyenkor már az egész értékesítési folyamat kezelésére keresel megoldást.
Egy egyszerű árajánlat minta tökéletes lehet néhány ajánlat elkészítésére. Ha azonban az ajánlatok száma növekszik, módosításokat kell kezelni, utánkövetésre van szükség, és tudni szeretnéd, melyik érdeklődésből lett végül üzlet, akkor már érdemes az egész folyamatot egyetlen rendszerben kezelni.
A Scylla CRM segítségével az ügyfél és az érdeklődés kezelésétől az ajánlatadáson és a kapcsolódó feladatokon keresztül egészen az ajánlat lezárásáig követheted az értékesítési folyamatot.
Nem kell külön Word-fájlok, e-mailek, jegyzetek és táblázatok között keresgélned azért, hogy megtudd, mi történt egy potenciális ügyféllel.
Mert a legdrágább ajánlat nem az, amelynek elkészítése néhány percet igényel. Hanem az, amelyből üzlet lehetett volna, csak senki nem követte tovább.
Egy árajánlat készítő kiválasztásakor először azt kell eldöntened, valójában mire van szükséged.
Ha havonta néhány egyszerű ajánlatot készítesz, egy jól felépített árajánlat minta Wordben vagy Excelben teljesen megfelelő lehet.
Ahogy azonban növekszik az ajánlatok száma, egyre fontosabbá válik:
A Word és az Excel kiváló eszközök dokumentumok és táblázatok készítésére.
De nem értékesítési folyamatok kezelésére készültek.
Ha egy ajánlat elkészítése után továbbra is külön e-mailből, naptárból, jegyzetből és mappákból kell összeraknod, mi történt az ügyféllel, akkor előbb-utóbb valami el fog kallódni.
És lehet, hogy nem egy dokumentumot veszítesz el.
Hanem egy üzletet.
Ezért a hosszabb távon fontos kérdés nem egyszerűen az, hogy:
„Mivel tudok gyorsan árajánlatot készíteni?”
Hanem inkább ez:
„Hogyan tudom az érdeklődőt, az ajánlatot és az egész értékesítési folyamatot úgy kezelni, hogy egyetlen üzleti lehetőség se kallódjon el?”
Gyakorlati sorrendben mutatjuk be a vállalkozás indításának lépéseit Magyarországon az üzleti ötlet ellenőrzésétől és a vállalkozási forma kiválasztásától a hivatalos bejelentésen át az első ügyfelek és üzleti folyamatok kezeléséig.
Lépésről lépésre bemutatjuk, mire kell figyelned egy vállalkozás indításakor Magyarországon az üzleti ötlet ellenőrzésétől a vállalkozási forma és az adózás kiválasztásán át az adminisztrációig, ügyfélszerzésig és a működés rendszerezéséig.
Megmutatjuk, mitől lehet jó választás egy felhő alapú ügyfélkezelő rendszer, milyen előnyöket ad a bárhonnan elérhető működés, mire figyelj választáskor, és mikor lehet érdemes a Scylla CRM-et is kipróbálnod.
