Mire jó egy ingyenes CRM rendszer, és milyen korlátai lehetnek?
Az ingyenes CRM rendszer első hallásra nagyon vonzó ajánlat. Ha egy vállalkozás ügyfeleket, érdeklődőket, ajánlatokat vagy értékesítési folyamatokat szeretne rendszerezni, teljesen jogosan merül fel a kérdés: miért fizetnél egy CRM rendszerért, ha ugyanezt akár ingyen is megkaphatod?
A válasz azonban nem az, hogy minden ingyenes CRM rendszer rossz. Egyáltalán nem. Bizonyos helyzetekben kifejezetten hasznos lehet egy ingyenesen használható megoldás. Segíthet megismerni a CRM működésének alapjait, kiválthatja az Excel-táblákat, és egy induló vagy nagyon kis vállalkozás számára akár hosszabb ideig is megfelelő lehet.
A probléma ott kezdődik, amikor az „ingyenes” szó alapján azt feltételezed, hogy ugyanazt kapod, mint egy üzleti használatra kialakított CRM rendszer esetében, csak éppen nulla forintos havi díj mellett.
A legtöbb ingyenes CRM-nél ugyanis valamilyen korlátozással biztosan találkozol. Ez lehet a felhasználók száma, a rendelkezésre álló funkciók köre, a tárhely, az automatizálás, az integrációk, az ügyféltámogatás vagy akár az adatok exportálhatósága.
Ebben a cikkben azt nézzük meg, mire használható valóban egy ingyenes CRM rendszer, milyen előnyei lehetnek, milyen hátrányokkal és buktatókkal találkozhatsz, és mikor válhat a nulla forintos megoldás végül drágábbá, mint egy megfelelően kiválasztott fizetős CRM rendszer.
Tartalomjegyzék [Megjelenítés]
Az „ingyenes CRM rendszer” kifejezés több, egymástól jelentősen eltérő konstrukciót takarhat.
Léteznek olyan rendszerek, amelyek korlátlan ideig használhatók ingyenesen, de csak alapvető funkciókkal. Más szolgáltatóknál néhány felhasználóig ingyenes a rendszer, majd a vállalkozás növekedésével fizetőssé válik.
Olyan konstrukcióval is találkozhatsz, ahol az alapvető ügyfélnyilvántartás ingyenes, de az igazán hasznos üzleti funkciók már magasabb előfizetési csomaghoz kötöttek.
Az ingyenes verzió korlátozása lehet például:
Önmagában ezek egyikével sincs probléma. A szolgáltató teljesen jogosan dönthet úgy, hogy bizonyos alapfunkciókat ingyenesen biztosít, a fejlettebb lehetőségeket pedig fizetős csomaghoz köti.
Neked viszont nem azt kell nézned, hogy rá van-e írva a rendszerre az „ingyenes” szó.
A valódi kérdés az, hogy mit kapsz ingyen, milyen korlátozások mellett, és mi történik akkor, amikor a vállalkozásod kinövi ezeket a korlátokat.
Egy ingyenes CRM rendszernek igenis lehet létjogosultsága.
Egy induló egyéni vállalkozónál vagy nagyon kis cégnél például az első probléma általában nem a komplex ügyvitel, hanem egyszerűen az, hogy az ügyféladatok szétszórva találhatók.
Az információk lehetnek:
Ehhez képest már egy egyszerű CRM rendszer is jelentős előrelépést jelenthet.
Ha egyetlen helyen látod az ügyfeleket, az érdeklődőket, a kapcsolattartókat, a feladatokat és az értékesítési előzményeket, akkor kisebb az esélye annak, hogy fontos információk elvesznek vagy egy ügyféllel kapcsolatos teendő elmarad.
Egy ingyenes CRM arra is alkalmas lehet, hogy megtanuld a CRM rendszerek használatának alapjait.
Megtapasztalhatod például:
Tanulásra, kipróbálásra és egyszerű ügyfélnyilvántartásra tehát egy ingyenes CRM teljesen észszerű választás lehet.
A korlátok jellemzően nem az első néhány napban derülnek ki.
Amíg néhány tucat ügyfél van a rendszerben és egyetlen ember használja, szinte minden megfelelően működhet.
A valódi problémák általában akkor jelennek meg, amikor növekszik az ügyfélszám, több munkatárs kezd dolgozni a rendszerben, és a CRM már nem egyszerű digitális névjegyzék, hanem a vállalkozás napi működésének részévé válik.
Ilyenkor kezdhet hiányozni például:
Ezért nem elég azt megkérdezned, hogy:
„Ingyenes-e a CRM rendszer?”
Sokkal fontosabb kérdés:
„Az ingyenes változat meddig képes kiszolgálni azt a működést, amelyre a vállalkozásomnak ténylegesen szüksége van?”
Sok CRM szolgáltató néhány felhasználó számára teljesen ingyenesen biztosítja a rendszer használatát.
Egy egyéni vállalkozásnál vagy kétfős cégnél ez akár hosszabb ideig is megfelelő lehet.
A probléma akkor jelenhet meg, amikor új kollégák érkeznek.
Egy értékesítő, adminisztrátor, projektvezető vagy ügyfélszolgálati munkatárs hozzáadásakor könnyen kiderülhet, hogy az új felhasználók már csak fizetős csomagban hozhatók létre.
Ezzel önmagában még nincs semmi probléma.
A lényeg az, hogy már a rendszer kiválasztásakor tudd:
mennyi lesz a CRM valós havi költsége akkor, amikor már nem ketten, hanem öt, tíz vagy akár húsz munkatárssal használjátok.
Egy CRM rendszerbe idővel a vállalkozás egyik legértékesebb adatállománya kerülhet.
Ügyféladatok, kapcsolattartók, értékesítési előzmények, ajánlatok, feladatok, dokumentumok, jegyzetek és akár több év üzleti története gyűlhet össze benne.
Ezért még egy ingyenes CRM használata előtt is érdemes megvizsgálnod:
Az egyik legkellemetlenebb helyzet az, amikor egy vállalkozás éveken keresztül használ egy rendszert, majd csak a váltás pillanatában derül ki, hogy az adatok teljes körű kinyerése nehézkes, hiányos vagy jelentős munkával jár.
Az ingyenes használat tehát nem jelenti azt, hogy az adatkezelés és az adatok hordozhatóságának kérdését is félvállról lehet venni.
Amíg minden megfelelően működik, az ügyféltámogatás jelentősége szinte észrevehetetlen.
Amikor azonban valami nem működik, hirtelen az egyik legfontosabb szolgáltatássá válik.
Egy ingyenes CRM esetében előfordulhat, hogy:
Egy próbaként használt CRM esetében ez még elfogadható lehet.
Egészen más a helyzet akkor, amikor már több munkatárs dolgozik a rendszerben, az értékesítés ezen keresztül működik, és egy technikai probléma miatt fél napra vagy akár hosszabb időre megakad a munkafolyamat.
Ilyenkor az addig megspórolt havi előfizetési díj könnyen eltörpülhet az elvesztegetett munkaidő és az elmaradt üzleti lehetőségek mellett.
Ez az egyik legfontosabb kérdés, amelyet már a CRM kiválasztása előtt érdemes feltenned.
Nem csak az számít, hogy a rendszer ma megfelelő-e.
Az is számít, hogy mi történik fél év, egy év vagy két év múlva.
Tegyük fel, hogy kezdetben ketten használjátok a rendszert. Fél év múlva már négyen, később pedig hatan vagy tízen.
Közben megjelenhet az igény:
Ilyenkor általában két lehetőséged marad.
Vagy magasabb fizetős csomagra váltasz, vagy másik CRM rendszerre költözöl.
Mindkettő teljesen normális helyzet, ha előre számoltál vele.
A probléma akkor kezdődik, ha az ingyenes CRM kiválasztásának egyetlen szempontja az volt, hogy a rendszer az indulás pillanatában nulla forintba került.
Egy CRM rendszer valódi költsége nem feltétlenül azonos azzal az összeggel, amely minden hónapban megjelenik a számlán.
Egy ingyenes rendszer havi díja valóban lehet nulla forint, miközben a használata közben más költségek keletkeznek.
Ilyen lehet például, ha:
Ezek mind valós költségek.
Csak nem „CRM előfizetés” néven jelennek meg a könyvelésben.
Egy jó CRM rendszer értékét ezért nem kizárólag abból érdemes meghatározni, hogy mennyibe kerül havonta, hanem abból is, hogy mennyi manuális munkát, hibát, elveszett információt és felesleges adminisztrációt képes megszüntetni.
Az ingyenes CRM bizonyos helyzetekben teljesen észszerű döntés lehet.
Például akkor, ha:
Ilyenkor az ingyenes CRM nem feltétlenül kompromisszum.
Lehet tudatos és gazdaságos belépőszintű megoldás.
Arra azonban már az elején figyelj, hogy pontosan ismerd a rendszer korlátait, és szükség esetén később ki tudd vinni belőle az adataidat.
Ha a CRM már a vállalkozásod működésének központi eleme lesz, akkor az ingyenességet nem érdemes első számú kiválasztási szemponttá tenni.
Különösen akkor nem, ha:
Ilyenkor már nem egyszerű ügyfélnyilvántartót választasz.
A vállalkozásod egyik üzleti alaprendszerét választod ki.
Egy ilyen rendszer esetében pedig nem feltétlenül az a legolcsóbb megoldás, amelynek nulla forint a havi díja.
CRM választáskor ne csak azt nézd, mire van szükséged ma.
Érdemes legalább egy-két évvel előre gondolkodni, és megvizsgálni, hogy a kiválasztott rendszer képes-e együtt fejlődni a vállalkozásoddal.
Nézd meg többek között:
Ez elsőre több munkának tűnhet, mint egyszerűen kiválasztani az első ingyenes CRM-et.
Hosszabb távon azonban lényegesen kevesebb problémát okozhat, mint egy már teljesen belakott rendszerből néhány év múlva másik CRM-be költöztetni az ügyfeleidet és üzleti folyamataidat.
Ha a CRM számodra nem egyszerű digitális névjegyzéket jelent, hanem azt szeretnéd, hogy valóban segítsen az ügyfelek, érdeklődők, értékesítési folyamatok, ajánlatok, feladatok és projektek kezelésében, akkor érdemes olyan rendszert választanod, amely hosszabb távon is képes kiszolgálni a vállalkozásod működését.
A Scylla CRM olyan kis- és középvállalkozások számára kínál megoldást, amelyek nem pusztán ügyféladatokat szeretnének tárolni, hanem egyetlen rendszerben szeretnék átlátni és kezelni üzleti folyamataik jelentős részét.
Nem az a cél, hogy egy ingyenes CRM mindenáron rossz választásnak tűnjön. Ha az igényeidet valóban kielégíti, használd.
Ha viszont kevesebb elveszett információt, kevesebb manuális adminisztrációt, jobb átláthatóságot és a vállalkozásoddal együtt fejleszthető rendszert szeretnél, akkor nézd meg, mit kínál a Scylla CRM.
Az ingyenes CRM rendszer önmagában sem nem jó, sem nem rossz választás.
Egy kisebb vagy induló vállalkozás számára kifejezetten hasznos lehet, különösen akkor, ha az első cél az Excel-táblák és a szétszórt ügyféladatok leváltása.
A döntésnél azonban nem érdemes megállni annál, hogy a rendszerért jelenleg nem kell fizetned.
Mielőtt CRM rendszert választasz, vizsgáld meg:
Az igazán fontos kérdés tehát nem az, hogy:
„Találok-e ingyenes CRM rendszert?”
Hanem inkább ez:
„Olyan CRM rendszert választok-e, amely valóban egyszerűbbé, átláthatóbbá és hatékonyabbá teszi a vállalkozásom működését?”
Ha egy ingyenes rendszer erre elegendő, akkor nincs ok feleslegesen fizetni.
Ha viszont a korlátai miatt kerülőmegoldásokat, plusz adminisztrációt, elveszett munkaidőt, lemaradt értékesítési lehetőségeket vagy későbbi rendszerköltözést okoz, akkor az ingyenesség könnyen csak látszólagos megtakarítássá válik.
Gyakorlati sorrendben mutatjuk be a vállalkozás indításának lépéseit Magyarországon az üzleti ötlet ellenőrzésétől és a vállalkozási forma kiválasztásától a hivatalos bejelentésen át az első ügyfelek és üzleti folyamatok kezeléséig.
Lépésről lépésre bemutatjuk, mire kell figyelned egy vállalkozás indításakor Magyarországon az üzleti ötlet ellenőrzésétől a vállalkozási forma és az adózás kiválasztásán át az adminisztrációig, ügyfélszerzésig és a működés rendszerezéséig.
Megmutatjuk, mitől lehet jó választás egy felhő alapú ügyfélkezelő rendszer, milyen előnyöket ad a bárhonnan elérhető működés, mire figyelj választáskor, és mikor lehet érdemes a Scylla CRM-et is kipróbálnod.
