Mit jelent, ha egy CRM rendszer saját szerveren fut? Bemutatjuk az on-premise CRM előnyeit, költségeit, adatbiztonsági és üzemeltetési követelményeit, valamint azt, mikor érdemes ezt a megoldást választanod.
Egy CRM rendszer saját szerveren egészen más működési modellt jelent, mint amikor előfizetsz egy felhőben működő szolgáltatásra. A rendszer, az adatbázis és az ügyféladataid ebben az esetben a saját vagy a vállalkozásod által felügyelt infrastruktúrán működnek. Nagyobb kontrollt kapsz, szélesebb lehetőséged lehet az egyedi kialakításra, és bizonyos esetekben az adatok feletti rendelkezés is fontos érv lehet mellette.
Csakhogy a saját szerver nem egy varázsdoboz, amit egyszer bekapcsolsz, aztán tíz év múlva megnézed, világít-e még rajta a zöld LED. Szervert kell kialakítani, megfelelő szoftverkörnyezetet kell telepíteni, biztonságos külső elérést kell biztosítani, mentéseket kell készíteni, frissíteni kell a rendszert, és valakinek felelősséget kell vállalnia azért is, ha valami nem működik.
Tartalomjegyzék [Megjelenítés]
Az on-premise megoldás lényege, hogy a CRM szoftver nem kizárólag a szolgáltató által biztosított infrastruktúrán működik, hanem az általad kontrollált szerveren. Ez lehet fizikailag a vállalkozásodnál elhelyezett gép, de a konkrét kialakítás ennél összetettebb is lehet.
A lényegi különbség a felelősségben van. Egy szolgáltatói környezetben a háttérben működő infrastruktúra jelentős részével neked nem kell foglalkoznod. Saját szervernél viszont már azt is meg kell határozni, ki gondoskodik a szerverről, az operációs rendszerről, a mentésekről, a frissítésekről, a hálózatról, az SSL-tanúsítványról és a hozzáférések biztonságáról.
Ha még magát a CRM fogalmát és üzleti szerepét szeretnéd pontosabban elhelyezni, először érdemes áttekintened, mi az a CRM ügyviteli rendszer, mert az on-premise csak a rendszer kialakításának és üzemeltetésének egyik lehetséges módja.
Saját szerver akkor lehet indokolt, ha nem egyszerűen azért szeretnéd, mert „jobb, ha nálunk van minden”, hanem konkrét üzleti vagy technikai követelményed van rá. Ilyen lehet például egy speciális belső informatikai környezet, különleges integrációs igény, szigorúan szabályozott hozzáférés vagy olyan egyedi folyamat, amely miatt teljesebb kontrollra van szükséged.
Szintén indokolt lehet, ha már rendelkezel megfelelő szerver-infrastruktúrával és olyan informatikai szakemberrel, aki képes annak folyamatos üzemeltetésére. Ilyenkor nem nulláról kell felépítened az egész hátteret csak azért, hogy legyen hol futnia a CRM-nek.
Az utolsó két pontot nem érdemes félvállról venni. A saját szerver előnyei könnyen hátránnyá változnak, ha senki nem felel azért, hogy az infrastruktúra hónapokkal és évekkel később is megfelelően működjön.
Ha azért szeretnél saját szervert, mert úgy gondolod, hogy ezzel automatikusan megszabadulsz a rendszeres költségektől, könnyen kellemetlen meglepetés érhet. Az on-premise megoldásnak ugyanis nemcsak beszerzési, hanem folyamatos üzemeltetési költsége is van.
Ha nincs megfelelő infrastruktúrád, szervert kell beszerezned vagy kialakítanod. A rendszert telepíteni és konfigurálni kell. Gondoskodni kell a biztonságról, mentésekről, frissítésekről és hibaelhárításról. Ha pedig ezt nem saját munkatárs végzi, az üzemeltetés és karbantartás külön szolgáltatási költséget jelent.
Az egyik legerősebb érv az on-premise CRM mellett az adatok feletti kontroll. Ez valóban komoly előny lehet. Te határozhatod meg, hol működjön a rendszer, milyen hálózatról lehessen elérni, milyen hozzáférési szabályok legyenek, hogyan készüljenek a mentések, és milyen további biztonsági megoldásokat alkalmazol.
De itt van az egyik legveszélyesebb félreértés is: a saját szerver önmagában nem jelent nagyobb biztonságot. Egy elhanyagolt szerver, régi szoftverkörnyezet, lejárt tanúsítvány, gyenge jelszó vagy nem megfelelően kialakított külső hozzáférés éppen ellenkezőleg, komoly kockázatot jelenthet.
A mentés különösen kritikus. Nem elég annyit mondani, hogy „van backup”. Tudni kell, milyen gyakran készül, hol tárolódik, védett-e ugyanattól a hibától, amely az éles szervert veszélyezteti, és ami talán a legfontosabb: ténylegesen visszaállítható-e. Egy soha nem tesztelt mentés olyan, mint a tűzoltó készülék, amelyről csak a tűznél derül ki, hogy üres.
A konkrét követelményeket mindig a kiválasztott CRM, a felhasználók száma, az adatmennyiség és az integrációk határozzák meg. Egy tipikus webalapú CRM saját szerveres telepítésénél azonban több alapvető összetevővel számolnod kell.
Külső elérésnél a fix IP cím praktikus megoldás lehet, de önmagában természetesen nem biztonsági funkció. A hálózati és hozzáférési architektúrát a konkrét környezethez kell kialakítani. Ezen a ponton már nem érdemes egy internetről talált ötperces telepítési útmutató alapján összerakni azt a rendszert, amelyben később a teljes ügyfélállományodat tárolod.
Egy megfelelően megválasztott CRM saját környezetben sokkal szabadabban alakítható, különösen akkor, ha a rendszer forráskódja és licencelése ezt lehetővé teszi. Egyedi mezők, folyamatok, automatizmusok, jogosultságok és külső integrációk építhetők köré.
Ez akkor válik igazán értékessé, amikor a vállalkozásod működését már nem akarod egy merev rendszerhez igazítani. Például számlázóval, webáruházzal, saját weboldallal vagy más üzleti alkalmazással szeretnéd összekötni a CRM-et. Ilyenkor az egyedi CRM fejlesztés és testreszabás már nem kényelmi extra, hanem a projekt egyik meghatározó része lehet.
Külföldön több olyan CRM is létezik, amelynek van nyílt forráskódú vagy saját infrastruktúrán futtatható változata. Ilyen rendszerek között találkozhatsz például a SuiteCRM, EspoCRM, Odoo Community vagy Dolibarr nevével.
Az „ingyenesen letölthető” azonban nem azonos az „ingyenesen üzemeltethető” fogalmával. A telepítés, konfiguráció, testreszabás, frissítés, mentés, hibakeresés és integráció ugyanúgy munkát igényel. Ráadásul külföldi rendszer esetében számolnod kell azzal is, hogy nem feltétlenül kapsz olyan magyar nyelvű támogatást, amelyhez probléma esetén egyszerűen fordulhatsz.
Ez különösen akkor válik kellemetlenné, amikor már élesben használjátok a rendszert. Egy technikai hibánál kevés vigasz, hogy a szoftvert eredetileg nulla forintért töltötted le, ha közben az értékesítőid nem férnek hozzá az ügyféladatokhoz, és neked fórumokból, dokumentációkból és idegen nyelvű bejegyzésekből kell összeraknod a megoldást.
Saját szerver esetén a projekt nem ér véget a sikeres telepítéssel. A szerver operációs rendszerét, a webes környezetet és magát a CRM-et is karban kell tartani. Figyelni kell a biztonsági frissítésekre, a tárhelyre, a naplókra, a mentésekre és az esetleges kompatibilitási problémákra.
Ezt végezheti a saját IT-s kollégád, vagy kiszervezheted szakembernek. Igény esetén mi is tudunk segítséget biztosítani a rendszer karbantartásához és műszaki üzemeltetéséhez, de ezt külön költségelemként kell kezelni. Pontosan ezért fontos már az indulás előtt a teljes fenntartási költséggel számolni, nem csak a szerver árával.
Nem minden vállalkozásnak ugyanaz a jó megoldás. Ha fontos a saját infrastruktúra és az egyedi kialakítás, megtervezhető ennek megfelelő rendszer. Ha viszont nem szeretnél szerverüzemeltetéssel, frissítésekkel és technikai háttérrel foglalkozni, sokkal ésszerűbb lehet egy már működő CRM szolgáltatás.
A Scylla CRM-et magyar vállalkozások számára kínáljuk, és a rendszer testreszabásában, bevezetésében, valamint az egyedi igények kialakításában is tudunk segíteni. Így nem egy ismeretlen külföldi rendszer dokumentációjával maradsz egyedül, amikor valódi üzleti folyamatokat kell működésre bírni.
Egy on-premise CRM megtervezését nem a szerver típusának kiválasztásával érdemes kezdeni. Először azt kell megérteni, mire van ténylegesen szüksége a vállalkozásodnak.
Ezekre adott válaszokból már sokkal pontosabban meghatározható a szükséges infrastruktúra, a CRM kialakítása, az integrációk, a bevezetés várható munkája és a hosszú távú üzemeltetés költsége.
Egy CRM rendszer saját szerveren jó választás lehet, ha valóban szükséged van a nagyobb kontrollra, komoly testreszabhatóságra és saját infrastruktúrára. Ehhez azonban megfelelő szerver, stabil internetkapcsolat, biztonságos hálózati környezet, rendszeres mentés és hozzáértő üzemeltetés szükséges.
Ha ezek valamelyike hiányzik, az on-premise modell előnye könnyen költséges teherré változhat. Ezért nem azt érdemes elsőként eldöntened, hogy felhő vagy saját szerver kell-e, hanem azt, milyen üzleti folyamatokat szeretnél működtetni, milyen adatokat kezelsz, hány felhasználód lesz, milyen integrációkra van szükséged, és ki fogja a rendszert hosszú távon üzemeltetni.
Ha nem vagy biztos abban, melyik irány lenne megfelelő a vállalkozásodnak, először érdemes a technikai és üzleti igényeket együtt átbeszélni. Így nem egy szervert vagy egy CRM-nevet választasz találomra, hanem olyan megoldást, amelyet később sem kell drágán újrakezdened.
Segítünk felmérni a felhasználói igényeket, a szükséges infrastruktúrát, az integrációkat és azt is, hogy számodra valóban az on-premise kialakítás jelenti-e a célszerű megoldást. Ha pedig nincs szükséged saját szerverre, a Scylla CRM bevezetésében és testreszabásában is tudunk segíteni.
Gyakorlati sorrendben mutatjuk be a vállalkozás indításának lépéseit Magyarországon az üzleti ötlet ellenőrzésétől és a vállalkozási forma kiválasztásától a hivatalos bejelentésen át az első ügyfelek és üzleti folyamatok kezeléséig.
Lépésről lépésre bemutatjuk, mire kell figyelned egy vállalkozás indításakor Magyarországon az üzleti ötlet ellenőrzésétől a vállalkozási forma és az adózás kiválasztásán át az adminisztrációig, ügyfélszerzésig és a működés rendszerezéséig.
Megmutatjuk, mitől lehet jó választás egy felhő alapú ügyfélkezelő rendszer, milyen előnyöket ad a bárhonnan elérhető működés, mire figyelj választáskor, és mikor lehet érdemes a Scylla CRM-et is kipróbálnod.
