Az egyik legnagyobb tévhit, hogy a CRM rendszer majd „rendbe teszi a céget”. A valóság ennek pont a fordítottja. A CRM rendszer csak azt tudja leképezni, amit előtte te meghatározol.
```html
Az ingyenes CRM rendszer első hallásra nehezen támadható ajánlat. Ha egy vállalkozás ügyfeleket, érdeklődőket, ajánlatokat vagy értékesítési folyamatokat szeretne rendszerezni, jogosan merül fel a kérdés: miért fizetnél érte, ha ugyanezt akár ingyen is megkaphatod?
A válasz azonban nem az, hogy minden ingyenes CRM rendszer rossz. Egyáltalán nem. Bizonyos helyzetekben kifejezetten hasznos lehet egy ingyenesen használható megoldás. Segíthet megismerni a CRM működésének alapjait, kiválthatja az Excel-táblákat, és egy induló vagy nagyon kis vállalkozás számára akár hosszabb ideig is megfelelő lehet.
A probléma ott kezdődik, amikor az „ingyenes” szó alapján azt feltételezed, hogy ugyanazt kapod, mint egy üzleti használatra kialakított CRM rendszer esetében, csak éppen nulla forintos havi díj mellett.
A legtöbb esetben valamilyen korlát biztosan van: felhasználószámban, funkciókban, tárhelyben, automatizálásban, integrációban, támogatásban vagy későbbi bővíthetőségben.
Ebben a cikkben azt nézzük meg, mire használható valóban egy ingyenes CRM rendszer, milyen előnyei lehetnek, milyen hátrányokkal és buktatókkal találkozhatsz, valamint mikor válhat az ingyenes megoldás végül drágábbá, mint egy jól kiválasztott fizetős CRM.
Tartalomjegyzék [Megjelenítés]
Az „ingyenes CRM” kifejezés több teljesen eltérő üzleti modellt is jelenthet.
Van olyan rendszer, amely valóban korlátlan ideig használható ingyenesen, de csak alapfunkciókkal. Más szolgáltatóknál néhány felhasználóig ingyenes a CRM, majd a vállalkozás növekedésével fizetőssé válik. Megint más rendszereknél az ügyfélkezelés alapjai ingyenesek, az igazán hasznos üzleti funkciók azonban már csak fizetős csomagban érhetők el.
Az ingyenes konstrukció lehet például:
Önmagában ezek egyikével sincs probléma.
A valódi kérdés inkább az, hogy mit kapsz ingyen, milyen korlátozások mellett, és mi történik akkor, amikor a vállalkozásod kinövi ezeket a korlátokat.
Egy ingyenes CRM rendszernek igenis lehet létjogosultsága.
Egy induló egyéni vállalkozónál vagy nagyon kis cégnél például az első probléma gyakran nem a komplex ügyvitel, hanem egyszerűen az, hogy az ügyféladatok szétszórva találhatók.
Lehetnek:
Ehhez képest már egy alapvető CRM rendszer is komoly előrelépés lehet.
Ha egy rendszer képes arra, hogy egy helyen lásd az ügyfeleket, az érdeklődőket, az előzményeket, a feladatokat és az értékesítési státuszokat, akkor már megszüntethet több olyan hibát, amely a rendezetlen működésből következik.
Ha korábban még nem használtál CRM rendszert, egy ingyenes verzió jó lehet arra, hogy megértsd az alapvető működési logikát.
Megtanulhatod például:
Ebben az esetben az ingyenes CRM nem kompromisszum, hanem tudatos belépőszintű megoldás.
A problémák jellemzően nem az első héten derülnek ki.
Amíg ötven ügyfél van a rendszerben és egyetlen ember használja, szinte minden működhet megfelelően. A valódi korlátok általában akkor jelennek meg, amikor nő az adatmennyiség, több munkatárs kezd dolgozni a rendszerben, és a CRM már nem egyszerű névjegyzék, hanem a vállalkozás napi működésének része lesz.
Ilyenkor kezdhet hiányozni például:
Ezért nem elég azt megkérdezni, hogy „ingyenes-e a CRM?”
Sokkal fontosabb kérdés:
„Az ingyenes változat meddig képes kiszolgálni azt a működést, amelyre nekem ténylegesen szükségem van?”
Egy CRM rendszer idővel a vállalkozás egyik legértékesebb adatállományát tartalmazhatja.
Ügyféladatok, kapcsolattartók, levelezési előzmények, ajánlatok, feladatok, értékesítési információk, dokumentumok és akár több év üzleti története gyűlhet össze benne.
Ezért még egy ingyenes CRM kipróbálása előtt is érdemes megvizsgálni:
Az egyik legkellemetlenebb helyzet az, amikor egy vállalkozás évek alatt belak egy rendszert, majd csak a váltás pillanatában derül ki, hogy az adatok teljes körű kinyerése nehézkes, hiányos vagy jelentős munkát igényel.
Az ingyenes használat tehát nem jelenti azt, hogy az adatkezelés kérdéseit is félvállról lehet venni.
Amíg minden működik, a támogatás értéke gyakorlatilag észrevehetetlen.
Amikor azonban valami nem működik, hirtelen az egyik legfontosabb szolgáltatássá válik.
Egy ingyenes CRM esetében előfordulhat, hogy:
Egy kísérleti vagy tanulási célú rendszer esetében ez még elfogadható lehet.
Más a helyzet akkor, ha már több munkatárs dolgozik benne, az értékesítés ezen keresztül működik, és egy technikai probléma miatt fél napra vagy akár hosszabb időre megakad a munkafolyamat.
Ilyenkor az addig megspórolt havi előfizetési díj gyorsan jelentéktelenné válhat az elvesztegetett munkaidőhöz képest.
Ez az egyik legfontosabb kérdés, amelyet még a rendszer bevezetése előtt érdemes feltenni.
Nem csak az számít, hogy a CRM ma megfelelő-e.
Az is számít, hogy mi történik fél év, egy év vagy két év múlva.
Tegyük fel, hogy induláskor ketten használjátok a rendszert. Fél év múlva már négyen, egy év múlva pedig hatan. Közben megjelenik az igény:
Ekkor általában két lehetőség marad.
Vagy elkezded megvásárolni a fizetős funkciókat és magasabb csomagokat, vagy rendszert váltasz.
Mindkettő teljesen elfogadható megoldás, ha előre számoltál vele.
A probléma akkor kezdődik, ha az ingyenes CRM kiválasztásának egyetlen szempontja az volt, hogy a rendszer jelenleg nulla forintba kerül.
Egy szoftver valódi ára nem feltétlenül azonos a havi előfizetési díjával.
A CRM teljes költségébe bele kell számolni azt is, mennyi időt fordítasz a használatára, konfigurálására, kerülőmegoldások kialakítására és az esetleges problémák kezelésére.
Egy ingyenes rendszer például havi nulla forintba kerülhet, miközben:
Ezek mind valós költségek.
Csak nem jelennek meg „CRM előfizetés” néven a bankszámlakivonaton.
Éppen ezért egy CRM megtérülését nem abból érdemes kiszámolni, hogy mennyi a havi díja, hanem abból, hogy mennyi manuális munkát, hibát, elveszett információt és felesleges adminisztrációt képes megszüntetni.
Van több olyan helyzet, amikor teljesen észszerű döntés lehet egy ingyenes CRM.
Például akkor, ha:
Ilyenkor az ingyenes CRM nem feltétlenül kompromisszum.
Lehet tudatos és gazdaságos belépőszintű megoldás.
Viszont már ilyenkor is érdemes olyan rendszert választani, amelynek korlátait előre ismered, és amelyből később szükség esetén ki tudod vinni az adataidat.
Ha a CRM már a vállalkozás működésének központi eleme lesz, akkor az ingyenességet nem tenném első számú kiválasztási szemponttá.
Különösen akkor nem, ha:
Ilyenkor már nem egyszerű ügyfélnyilvántartót keresel.
Üzleti infrastruktúrát választasz.
És egy üzleti infrastruktúránál nem feltétlenül az a legolcsóbb megoldás, amelynek nincs havi díja.
CRM választáskor ne csak a jelenlegi igényeidet nézd.
Érdemes legalább egy-két évvel előre gondolkodni, és megvizsgálni, hogy a rendszer képes-e együtt növekedni a vállalkozásoddal.
Érdemes többek között megnézni:
Ez elsőre több munkának tűnhet, mint egyszerűen kiválasztani az első ingyenes rendszert.
Hosszabb távon azonban sokkal olcsóbb lehet, mint néhány hónap vagy év múlva az egész ügyfélkezelést egy másik rendszerbe átköltöztetni.
Ha a CRM számodra nem egyszerű digitális névjegyzéket jelent, hanem azt szeretnéd, hogy valóban segítsen az ügyfelek, érdeklődők, értékesítési folyamatok, feladatok és a vállalkozás napi működésének kezelésében, akkor érdemes olyan rendszert választani, amelyet nem kell néhány hónap múlva kinőnöd.
A Scylla CRM olyan kis- és középvállalkozások számára készült, amelyek nem pusztán ügyféladatokat szeretnének tárolni, hanem egyetlen rendszerben szeretnék átlátni és kezelni a napi üzleti folyamataik jelentős részét.
A Scylla CRM segítségével egy helyen kezelheted többek között:
A rendszer egyik fontos előnye, hogy nem kell minden vállalkozásnak ugyanabba a merev működési modellbe beilleszkednie. A Scylla CRM a vállalkozásod igényeihez igazítható, és szükség esetén továbbfejleszthető.
Ha azért keresel CRM rendszert, mert kevesebb elveszett információt, kevesebb manuális adminisztrációt és átláthatóbb működést szeretnél, akkor ne kizárólag azt nézd, melyik rendszer ingyenes.
Azt nézd meg, melyik rendszer képes valódi üzleti hasznot termelni számodra.
Ismerd meg a Scylla CRM rendszert
Az ingyenes CRM rendszer önmagában sem nem jó, sem nem rossz választás.
Egy kisebb vagy induló vállalkozás számára kifejezetten hasznos lehet, különösen akkor, ha az első cél az Excel-táblák és szétszórt ügyféladatok leváltása.
A döntésnél azonban nem érdemes megállni annál, hogy a rendszerért jelenleg nem kell fizetni.
Mielőtt választasz, vizsgáld meg:
Az igazán fontos kérdés tehát nem az, hogy:
„Találok-e ingyenes CRM rendszert?”
Hanem inkább ez:
„Olyan CRM rendszert választok-e, amely valóban egyszerűbbé, átláthatóbbá és hatékonyabbá teszi a vállalkozásom működését?”
Ha egy ingyenes rendszer erre elegendő, akkor nincs ok feleslegesen fizetni.
Ha viszont a korlátai miatt kerülőmegoldásokat, plusz adminisztrációt, elveszett munkaidőt vagy későbbi rendszerköltözést okoz, akkor az ingyenesség könnyen csak látszólagos megtakarítássá válik.
```
Gyakorlati sorrendben mutatjuk be a vállalkozás indításának lépéseit Magyarországon az üzleti ötlet ellenőrzésétől és a vállalkozási forma kiválasztásától a hivatalos bejelentésen át az első ügyfelek és üzleti folyamatok kezeléséig.
Lépésről lépésre bemutatjuk, mire kell figyelned egy vállalkozás indításakor Magyarországon az üzleti ötlet ellenőrzésétől a vállalkozási forma és az adózás kiválasztásán át az adminisztrációig, ügyfélszerzésig és a működés rendszerezéséig.
Megmutatjuk, mitől lehet jó választás egy felhő alapú ügyfélkezelő rendszer, milyen előnyöket ad a bárhonnan elérhető működés, mire figyelj választáskor, és mikor lehet érdemes a Scylla CRM-et is kipróbálnod.
