Az Eisenhower-mátrix segít különválasztani a fontos és sürgős feladatokat, hogy átláthatóbban kezeld a prioritásokat, csökkentsd a kapkodást, és több idő jusson arra, ami valóban előreviszi a vállalkozást.
A legtöbb vállalkozásban nem az a probléma, hogy nincs mit csinálni. Éppen ellenkezőleg: túl sok a feladat, túl sok a határidő, és közben mindenki azt mondja, hogy az ő ügye sürgős.
Egy ideig ezt lehet fejben kezelni. Megcsinálod azt, ami éppen a legjobban kiabál, válaszolsz a legutóbbi e-mailre, visszahívod azt az ügyfelet, aki már másodszor telefonál, és közben próbálod nem elfelejteni azt a feladatot, amelynek három nap múlva lesz a határideje.
A probléma ott kezdődik, amikor a sürgős és a fontos fogalma összekeveredik. Nem minden sürgős feladat fontos. És ami talán még veszélyesebb: sok valóban fontos feladat egyáltalán nem sürgős – egészen addig, amíg egyszer csak azzá válik.
Tartalomjegyzék [Megjelenítés]
Az Eisenhower-mátrix egy egyszerű feladatpriorizálási módszer. A feladatokat két alapvető szempont alapján rendezi:
A két szempont kombinációjából négy kategória keletkezik:
A módszer lényege nem az, hogy minden feladatot tökéletesen besorolj. Hanem az, hogy ne automatikusan azzal kezdj, ami éppen a leghangosabban követeli a figyelmedet.
Ez az Eisenhower-mátrix egyik legfontosabb gondolata. Egy feladat attól még nem lesz fontos, hogy valaki sürget.
Például egy ügyfél azt írja:
„Azonnal küldd át újra a tavalyi dokumentumot!”
Ez lehet sürgős, de üzletileg nem feltétlenül fontos.
Ezzel szemben:
„Át kellene nézni, miért veszítünk rendszeresen érdeklődőket az ajánlatadás után.”
nem feltétlenül sürgős ma reggel, viszont hosszabb távon sokkal fontosabb lehet a vállalkozás számára.
A napi működésben mégis általában a sürgős dolgok győznek. Csörög a telefon, érkezik egy új e-mail, valaki kér valamit, közbejön egy új probléma.
A fontos, de nem sürgős feladat pedig újra és újra átkerül holnapra.
Pontosan innen indul a folyamatos tűzoltás.
A mátrix négy részre osztja a feladatokat.
Első ránézésre nagyon egyszerűnek tűnik. A valódi értéke azonban akkor jelenik meg, amikor egy hosszú feladatlistát ténylegesen végig kell nézned, és minden egyes tételnél döntened kell arról, hogy valóban megérdemli-e azonnal a figyelmedet.
Ide tartoznak azok a feladatok, amelyeknek valódi jelentőségük van, és nem lehet őket tovább halogatni.
Például:
Ezeket meg kell csinálni.
A probléma akkor kezdődik, ha a napi feladataid jelentős része folyamatosan ebbe a kategóriába kerül.
Ez talán az Eisenhower-mátrix legfontosabb területe.
Ide kerülnek azok a feladatok, amelyeknek hosszabb távon komoly hatásuk van, de jelenleg még nincs azonnali következménye annak, ha ma nem készülnek el.
Például:
Ezekkel az a probléma, hogy könnyű őket elhalasztani. Nincs velük baj ma, ezért mindig akad valami sürgősebb.
Aztán egyszer csak elhangzik:
„Miért nincs még kész?”
És az addig fontos, de nem sürgős feladatból hirtelen fontos és sürgős feladat lesz.
A jó feladatkezelés egyik legfontosabb célja pontosan az, hogy minél kevesebb feladat jusson el idáig.
Ez az egyik legnehezebb kategória, különösen egy kisvállalkozásban, ahol a cégvezető gyakran túl sok feladatot tart saját kézben.
Az ilyen feladatok sürgősek lehetnek, de nem feltétlenül szükséges, hogy pont te végezd el őket.
Például:
Egy cégvezető számára különösen veszélyes, ha minden ilyen feladat nála köt ki.
A végén egész nap dolgozik, mégsem halad azokkal a kérdésekkel, amelyekhez valóban az ő döntése, tudása vagy felelőssége szükséges.
A delegálás ezért nem egyszerűen azt jelenti, hogy „add oda valaki másnak”.
A valódi cél az, hogy:
Ez elsőre egyszerűnek hangzik, de meglepően sok munkaidő megy el olyan feladatokra, amelyeknek valójában nincs érdemi üzleti eredménye.
Például:
Itt érdemes feltenni egy egyszerű kérdést:
Mi történne, ha ezt a feladatot egyáltalán nem végeznénk el?
Ha a válasz az, hogy semmi lényeges, akkor érdemes elgondolkodni azon, miért szerepel még mindig a napi működésben.
Nem kell rögtön külön rendszert bevezetni hozzá. Első alkalommal akár egy papírlap vagy egyszerű táblázat is elegendő.
A folyamat a következő:
Az egyik fontos szabály, hogy ne a feladat megnevezése alapján dönts.
Azt vizsgáld meg:
Tegyük fel, hogy egy vállalkozó reggel a következő feladatlistával kezdi a napot:
A besorolás például így nézhet ki:
Az ajánlat elkészítése 14:00 óráig, mert konkrét üzleti lehetőség és valós határidő kapcsolódik hozzá.
Az értékesítési terv, a weboldal fejlesztése és a projektfolyamatok rendbetétele.
A számla újraküldése, amennyiben azt más munkatárs is gond nélkül el tudja végezni.
Egy olyan adminisztratív feladat, amelyet csak azért végeznek rendszeresen, mert „mindig így csináltuk”.
Már ettől az egyszerű szétválasztástól sokkal tisztábban látható, hogy nem minden feladat egyenrangú.
Maga a módszer egyszerű, de ettől még könnyű rosszul használni.
A leggyakoribb hibák:
A legrosszabb változat:
Az Eisenhower-mátrix nem egy statikus táblázat. Egy feladat besorolása idővel változhat.
Ami ma:
fontos, de nem sürgős,
az két hét múlva lehet:
fontos és sürgős.
Pontosan ezért kell a feladatokat rendszeresen újraértékelni.
Ha például egy projekt határideje három hét múlva van, ma még nem feltétlenül sürgős. Ha azonban két hétig semmi nem történik vele, a harmadik héten már mindenki kapkodni fog.
A prioritáskezelés célja ezért nem az, hogy minél több sürgős feladatot oldj meg, hanem az, hogy minél kevesebb feladat váljon szükségtelenül sürgőssé.
Az Eisenhower-mátrix papíron vagy Excelben is jól működik, ha kevés feladattal dolgozol.
A probléma akkor kezdődik, amikor:
Ilyenkor a prioritás már nem csak arról szól, hogy egy feladat sürgős vagy fontos.
A feladat mellé szükség van:
Az Eisenhower-mátrix segít eldönteni, melyik feladattal érdemes először foglalkoznod. Ha azonban egyszerre több projektet, határidőt és feladatot kell követned, akkor önmagában egy négymezős mátrix már kevés lehet.
A PREGO-PM projektmenedzsment szoftver abban segít, hogy a projektek, feladatok, határidők, felelősök és státuszok egy helyen legyenek átláthatók. Így nem fejben kell nyilvántartanod, hogy mi következik, hol csúszik a munka vagy melyik feladatra kell azonnal figyelni.
Az Eisenhower-mátrix elsősorban prioritási módszer. Arra ad választ:
Mit kellene előbb megcsinálnom?
Viszont nem helyettesíti:
Ezért érdemes az Eisenhower-mátrixra nem komplett projektmenedzsment módszerként, hanem egy egyszerű döntési eszközként tekinteni.
Elsőre furcsán hangozhat, de a jó időgazdálkodás egyik célja nem az, hogy egyre ügyesebben kezeld a sürgős feladatokat.
Hanem az, hogy egyre kevesebb feladat váljon sürgőssé.
Ehhez elsősorban a fontos, de nem sürgős kategóriára kell figyelni.
Ha időben:
akkor sok olyan helyzetet megelőzhetsz, amelyből később kapkodás lenne.
Az Eisenhower-mátrix egyik legnagyobb előnye, hogy egy nagyon egyszerű különbségtételre kényszerít:
Ez a feladat valóban fontos, vagy csak sürgősnek tűnik?
A négy kategória:
A módszer akkor működik igazán jól, ha nem egyszeri gyakorlatként használod, hanem rendszeresen újraértékeled a feladataidat és a prioritásokat.
Minél jobban kezeled a fontos, de még nem sürgős feladatokat, annál kisebb az esélye annak, hogy később mindenből sürgős probléma legyen.
Végső soron nem az a cél, hogy egész nap gyorsabban dolgozz, hanem az, hogy a megfelelő feladattal foglalkozz a megfelelő időben.
Lépésről lépésre bemutatjuk, mire kell figyelned egy vállalkozás indításakor Magyarországon az üzleti ötlet ellenőrzésétől a vállalkozási forma és az adózás kiválasztásán át az adminisztrációig, ügyfélszerzésig és a működés rendszerezéséig.
A Pareto-elv, vagyis a 80/20-as szabály segít felismerni, mely ügyfelek, feladatok és folyamatok hozzák a vállalkozás eredményeinek jelentős részét, és mire érdemes igazán koncentrálni.
