Scylla CRM használati útmutató – szöveges + képernyőképes verzió
Scylla CRM – Használati útmutató
- Gyors kezdés 5 percben
- Ügyfelek, ügyvitel, Projektek, feladatok
- Nyomtatható / PDF-be menthető
Hogyan használd a Scylla CRM-et úgy, hogy tényleg rend legyen?
Ez az útmutató gyakorlati feladatok mentén készült: nem menüpontokat magyaráz, hanem azt mutatja meg, hogyan lesz gyorsan ügyfél-adatlapod, érdeklődésed, ajánlatod, projekted, feladatod és követhető haladásod. Minden fejezethez tartozik szöveges leírás és screenshot. A cél az, hogy az alapok gyorsan a helyükre kerüljenek – utána lehet finomítani.
1) Vezérlőpult
A vezérlőpult a Scylla CRM „központi műszerfala”. Belépés után egy helyen látod, mi igényel figyelmet: új érdeklődések, nyitott jegyek, közelgő határidők, feladatok és friss események. A cél: ne keresgélj menükben – a napi döntésekhez szükséges kép ott legyen előtted.
Mit látsz a vezérlőpulton?
- Áttekintő kártyák: gyors számok (pl. nyitott feladatok, aktív projektek, nyitott jegyek).
- Saját teendők: ami konkrétan neked van kiosztva.
- Közelgő határidők: amihez rövid időn belül lépni kell.
- Értesítések / friss események: ki mit módosított, hol történt változás.
Jó gyakorlat: a nap indítása a vezérlőpulton.
1–2 perc elég: ránézel a határidőkre, a nyitott teendőkre és a fontos jegyekre.
Tipikus hiba: a rendszer „szép”, de a feladatoknál nincs felelős és határidő.
A vezérlőpult akkor mutat valós képet, ha a munkát rendben rögzítitek.
2) Projektek létrehozása
A Scylla CRM-ben a projekt az a „munkakeret”, ahová a feladatok, fájlok, megjegyzések, határidők és (ha használod) időráfordítás tartozik. Ha a projekt elején rend van, később nem esik szét a munka.
Projekt létrehozás – mire figyelj?
- Projekt név: legyen egyértelmű (ügyfél + tárgy + időszak).
- Ügyfél hozzárendelése: ha ügyfélhez kötött munka, mindig rendeld hozzá.
- Státusz: tartsatok kevés, tiszta állapotot (pl. Tervezés / Folyamatban / Kész).
- Határidő: a projekt végdátuma ad ritmust.
- Felelős: legyen kijelölve, ki viszi a projektet.
Tipikus hiba: túl általános projektnevek („Weboldal”, „Marketing”).
Pár hónap múlva senki nem tudja, mi micsoda.
3) Feladatok kezelése
A Scylla CRM akkor ad valódi rendet, ha a feladatok nem „fejben” vannak. Egy jó feladat mindig egyértelmű: ki csinálja, meddig, és mi számít késznek.
Egy jó feladat minimuma
- Felelős: felelős nélkül a feladat senkié.
- Határidő: a kulcsfeladatoknál kötelező.
- Leírás: röviden: mit kell leadni, milyen elvárással.
- Állapot: egységes státuszokkal dolgozzatok.
Jó gyakorlat: minden feladatnál legyen „következő lépés”.
Ha elakadt, írd le, mi kell a továbblépéshez, és jelöld meg az érintettet.
4) Kanban tábla
A Kanban nézet a leggyorsabb „átlátom-e a munkát?” eszköz. Vizuálisan látod, hol állnak a feladatok, és húzd–vidd módszerrel frissíted a státuszt.
- Nyisd meg a projektet.
- Válts Kanban nézetre.
- Húzd át a feladatot a következő oszlopba.
- Ha elakadás van: komment + megemlítés.
Tipikus hiba: a munka halad, de a státusz nem frissül.
Ilyenkor a Kanban hamis képet mutat.
5) Fájlok a projekten belül
A szabály egyszerű: ami a munkához tartozik, az a Scylla CRM-ben, a projekten belül legyen. Ne e-mailben, ne chatben, ne „valahol a gépen”. Így mindenki a legfrissebb verzióval dolgozik.
- Egységes elnevezés: dátum + verzió (pl. 2026-02-28_v2_ajanlat.pdf).
- Ne írd felül némán: legyen követhető, mi változott.
- Rövid leírás: 1–2 mondat, hogy mi ez és mire való.
Tipikus hiba: ugyanaz a fájl három helyen él (e-mail, chat, projekt).
Ilyenkor senki nem tudja, melyik az aktuális.
6) Értesítések és kommentek
A kommentek célja nem a csevegés, hanem a döntések és a következő lépések rögzítése ott, ahol a munka történik: a feladatnál, a projektnél, a jegynél.
- Feladathoz: ami konkrét teendőhöz kapcsolódik.
- Projekthez: ha általános projektinformáció (meeting összefoglaló, döntés).
- Megemlítés: akkor használd, ha a másik félnek dolga van vele.
Szabály: 1 komment = 1 téma. A végén legyen ott: mi a következő lépés.
7) Ügyfelek és kapcsolatok kezelése
Az ügyfél-adatlap a Scylla CRM egyik alappillére. Ide kötöd a kapcsolatokat, az érdeklődéseket, ajánlatokat, projekteket, számlákat és jegyeket. Ha az ügyféladatok rendben vannak, az egész rendszer átlátható.
Új ügyfél létrehozása
- Cégnév / Név: hivatalos formában.
- Kapcsolattartó: legalább e-mail + telefonszám.
- Számlázási adatok: cím, adószám (ha kell), fizetési feltételek.
- Megjegyzés: rövid háttérinfo (pl. “döntéshozó: XY”).
Kapcsolattartók kezelése
Egy ügyfélhez több kapcsolattartó tartozhat (pénzügy, projektvezető, tulajdonos). Rögzítsd külön őket – így célzott a kommunikáció és a portál-hozzáférés is.
Tipikus hiba: csak egy “info@” cím él, miközben több döntéshozó érintett.
Ebből csúszás és félreértés lesz.
8) Időmérés mint munkaidő mérése
Az időmérés nem plusz admin, hanem kontroll: látod, mennyi idő ment el egy feladatra/projektre, és később pontosabban tudsz tervezni, árazni, elszámolni.
Jó gyakorlat: időt lehetőleg feladathoz rögzíts, ne csak projekthez.
Így később látszik, mi vitte el az időt.
9) Érdeklődések és ajánlatok kezelése
Az értékesítés ott csúszik szét, amikor a megkeresések e-mailben, telefonban és fejben élnek. A Scylla CRM célja: minden érdeklődés rögzítve, státuszolva, utánkövetve – és ha eljött az ideje, 1 kattintással ajánlat.
Érdeklődés rögzítése
- Kapcsolati adatok
- Igény röviden (mit kér, mit szeretne)
- Következő lépés (mikor, ki, mit csinál)
Ajánlat készítése
Az érdeklődésből készíthető ajánlat: tételek, árak, érvényesség, PDF generálás és kiküldés. A lényeg: egységes forma, gyors előállítás, követhető státusz.
Tipikus hiba: érdeklődés külön, ajánlat külön Word/PDF-ben.
Ilyenkor elvész a folyamat és az utánkövetés.
14) Jogosultságok és felhasználói szerepkörök
A Scylla CRM-ben a jogosultság a rend egyik alapja: mindenki azt látja és azt kezeli, ami a munkájához kell. A cél: biztonság + átláthatóság + felelősség.
Jó gyakorlat: jogosultságot szerepkörhöz rendelj, ne személyhez.
Így csere esetén nem kell újraépíteni mindent.
15) Beállítások
Induláskor érdemes rendbe tenni: céges adatok, e-mail küldés, dokumentumsablonok, alap státuszlogika (feladat/jegy/projekt). Ha ez kész, a rendszer cégesen működik.
16) Automatizmusok és értesítési szabályok
Automatizmusokkal elkerülhető az elfelejtett határidő és a kézi utánkövetés. A szabály: csak az kapjon értesítést, akinek valóban dolga van vele.
17) E-mail küldés és sablonok
Ha az e-mail küldés nincs rendben, a csapat azt fogja érezni, hogy „nem történik semmi”. Itt állítod be a küldőt, a kiszolgálót és a sablonokat (értesítések, ajánlat, számla, jegy válasz).
18) Biztonság és mentések
A biztonság üzemi alap: rendes jogosultság, erős jelszavak, és megbízható mentés. Mentés akkor ér valamit, ha vissza is állítható.
Tipikus hiba: csak fájlmentés van, adatbázis nem.
Ilyenkor „vannak dokumentumok”, csak nincs rendszer, ami összerakja őket.
19) Tudástár
A Tudástár egy belső wiki: sablon szövegek, belső folyamatleírások, technikai know-how, és akár ügyfélnek megosztható tudnivalók. A cél: ne ugyanazt magyarázd el századszor.
20) Bevezetési javaslat a csapatnak
A rendszer önmagában nem hoz rendet. A rendet a szabály hozza. A Scylla CRM akkor működik, ha a csapat egységesen használja, és van kimondott működési rend.
Minimum szabályrendszer
- Minden munka ügyfélhez és/vagy projekthez kötött.
- Minden feladatnak van felelőse.
- A fontos feladatoknak van határideje.
- A döntési alap dokumentum a rendszerben van.
- A státuszok jelentése egységes.
Valóság: ha az első 2 hétben következetes vagy, a 3. héttől magától működni kezd.
Ha nem, visszacsúszik e-mail/chat/Excel irányba.
GYIK – Gyakori kérdések
Mi a minimum szabály, amit érdemes kötelezővé tenni?
1) Minden munka rögzítve van (ügyfél/projekt). 2) Minden feladatnak van felelőse.
3) A fontos feladatoknak van határideje. 4) A státuszokat frissítjük (lista vagy Kanban).
Mitől nem működik a Scylla CRM a gyakorlatban?
Ha párhuzamosan fut a Scylla + Excel + chat, és nincs “egy igaz hely”.
A rendszer akkor működik, ha mindenki ugyanazt nézi.
Hogyan készítek PDF-et ebből az útmutatóból?
Kattints a „Nyomtatás / PDF mentés” gombra (vagy Ctrl+P), majd válaszd a „Mentés PDF-ként” opciót.
Partnereink és ügyfeleink
Itt azok jelennek meg, akik a közzétételhez hozzájárultak.
