Scylla CRM – Használati útmutató

1) Vezérlőpult

A vezérlőpult a Scylla CRM központi áttekintő felülete. Belépés után itt láthatod azokat az információkat, amelyek a napi munkád szempontjából fontosak lehetnek: feladatokat, projekteket, ügyeket, határidőket, értesítéseket és egyéb aktuális adatokat.

A megjelenő információk a használt Scylla CRM csomagtól, a bekapcsolt moduloktól és a felhasználói jogosultságoktól függhetnek.

Mire használd?

• A napi teendők gyors áttekintésére.
• A közelgő határidők ellenőrzésére.
• A rád kiosztott feladatok követésére.
• A fontosabb rendszeresemények áttekintésére.

🔍

Kép 1 – Vezérlőpult (kattints a képre vagy a nagyítóra).

2) Ügyfelek/Partnerek

Az ügyfél- és partnernyilvántartás a Scylla CRM egyik alapvető része. Itt rögzíthetők a cégek, magánszemélyek és más üzleti partnerek legfontosabb adatai.

Egy ügyfélhez vagy partnerhez több kapcsolattartó is rendelhető. Így külön kezelhető például a döntéshozó, a pénzügyi kapcsolattartó vagy a projektben részt vevő személy.

Érdemes legalább ezeket rögzíteni

• Cégnév vagy név.
• Cím és számlázási adatok.
• Telefonszám és e-mail-cím.
• Kapcsolattartók.
• A partnerrel kapcsolatos fontos megjegyzések.

🔍

Kép 2 – Ügyfél/Partner létrehozása.

🔍

Kép 3 – Kapcsolattartó létrehozása.

3) Projektkezelés

A projektkezelés segítségével egy helyen követheted az ügyfélhez kapcsolódó munkákat, feladatokat, határidőket, résztvevőket és a projekt aktuális állapotát.

Új projekt létrehozásakor érdemes egyértelmű nevet, ügyfelet, kezdési és szükség esetén befejezési dátumot, valamint a projekt felelőseit megadni.

Egy jól felépített projekt tartalmazza

• az ügyfelet vagy partnert,
• a projekt felelőseit,
• a kapcsolódó feladatokat,
• a fontos határidőket,
• a projekt dokumentumait és megjegyzéseit.

🔍

Ideiglenes kép – Projektkezelés. A végleges képernyőkép később kerül feltöltésre.

4) Feladatok kezelése

A feladatkezelés célja, hogy minden elvégzendő munka egyértelműen rögzítve legyen, és látható legyen, ki felel érte, mikorra kell elkészülnie és milyen állapotban van.

Egy feladatnál legalább ezt add meg

• Feladat neve: rövid és egyértelmű megfogalmazás.
• Felelős: ki végzi el.
• Határidő: mikorra kell elkészülnie.
• Leírás: mit kell pontosan elvégezni.
• Állapot: hol tart jelenleg a feladat.

🔍

Ideiglenes kép – Feladatok kezelése. A végleges képernyőkép később kerül feltöltésre.

5) Kereskedelem

A kereskedelmi funkciók segítségével az értékesítéshez kapcsolódó folyamatok és dokumentumok egy rendszerben követhetők. A cél az, hogy az ügyfél megkeresésétől az ajánlatadáson és megrendelésen keresztül a további ügyviteli folyamatokig visszakövethető maradjon, mi történt.

🔍

Ideiglenes kép – Kereskedelem. A végleges képernyőkép később kerül feltöltésre.

6) Ügyfélportál

Az ügyfélportál a Scylla CRM ügyfelek számára elérhető felülete. Segítségével az ügyfél a számára engedélyezett információkat és dokumentumokat saját hozzáférésével érheti el.

A hozzáférhető funkciókat mindig az adott ügyfél és kapcsolattartó jogosultságai határozzák meg.

🔍

Ideiglenes kép – Ügyfélportál. A végleges képernyőkép később kerül feltöltésre.

7) Termékek/Szolgáltatások

A rendszerben rögzíthetők azok a termékek és szolgáltatások, amelyeket rendszeresen használsz ajánlatokban és más üzleti dokumentumokban. Érdemes egységes megnevezéseket, mértékegységeket és árakat használni, hogy ugyanazt a tételt ne kelljen minden alkalommal újra létrehozni.

• Termék vagy szolgáltatás neve.
• Leírás.
• Egységár.
• Mértékegység.
• Adózási vagy egyéb szükséges beállítások.

🔍

Ideiglenes kép – Termékek/Szolgáltatások. A végleges képernyőkép később kerül feltöltésre.

8) Ajánlatadások-Kalkulációk

Az ajánlatkészítés során a partnerhez kapcsolódóan állíthatod össze az ajánlat tételeit, árait, feltételeit és érvényességét. A korábban rögzített termékek és szolgáltatások használatával gyorsabban és egységes formában készíthetők el az ajánlatok.

Ajánlat kiküldése előtt ellenőrizd

• a megfelelő ügyfelet és kapcsolattartót,
• a tételeket és mennyiségeket,
• az árakat,
• az érvényességi időt,
• a fizetési és egyéb feltételeket.

🔍

Ideiglenes kép – Ajánlatadások-Kalkulációk. A végleges képernyőkép később kerül feltöltésre.

9) Jelentések kezelése

A jelentések segítségével a rendszerben tárolt adatokból áttekinthetőbb információt kaphatsz a működésről. A rendelkezésre álló jelentések és kimutatások köre a használt moduloktól és szolgáltatási csomagtól függhet.

🔍

Ideiglenes kép – Jelentések kezelése. A végleges képernyőkép később kerül feltöltésre.

10) GDPR kompatibilitás

A Scylla CRM-ben ügyfél- és kapcsolattartói adatok kezelhetők, ezért a rendszer használatakor fontos az adatkezelési szabályok és jogosultságok megfelelő kialakítása. Csak olyan személyes adatot rögzíts, amelynek kezelésére megfelelő jogalappal rendelkezel, és csak azok a felhasználók férjenek hozzá, akiknek erre munkájuk során szükségük van.

🔍

Ideiglenes kép – GDPR kompatibilitás. A végleges képernyőkép később kerül feltöltésre.

11) Kétfaktoros hitelesítés (2FA)

A kétfaktoros hitelesítés további biztonsági réteget ad a felhasználói fiókhoz. A jelszó mellett egy második azonosítási lépés is szükséges a bejelentkezéshez.

🔍

Ideiglenes kép – Kétfaktoros hitelesítés (2FA). A végleges képernyőkép később kerül feltöltésre.

12) Díjbekérő számlák kezelése

A díjbekérők segítségével a tényleges számlázást megelőző fizetési igények követhetők és kezelhetők. Létrehozáskor ellenőrizd az ügyfelet, a tételeket, az összeget, a fizetési határidőt és a kapcsolódó dokumentumokat.

🔍

Ideiglenes kép – Díjbekérő számlák kezelése. A végleges képernyőkép később kerül feltöltésre.

13) Ügykezelés/Hibakezelés

Az ügy- és hibakezelés célja, hogy az ügyfelektől érkező kérdések, problémák és támogatási igények ne e-mail-láncokban vagy szóban maradjanak, hanem követhető ügyként kerüljenek rögzítésre.

• Legyen egyértelmű tárgy.
• Kerüljön megfelelő felelőshöz.
• Kapjon prioritást és állapotot.
• A kommunikáció lehetőleg ugyanahhoz az ügyhöz kapcsolódjon.

🔍

Ideiglenes kép – Ügykezelés/Hibakezelés. A végleges képernyőkép később kerül feltöltésre.

14) Bankkártyás online és PayPal fizetés

A megfelelő fizetési szolgáltatás és rendszerbeállítás esetén lehetőség nyílhat online fizetési folyamatok használatára. A ténylegesen elérhető fizetési módok a Scylla CRM konfigurációjától, a használt szolgáltatótól és az adott szolgáltatási csomagtól függnek.

🔍

Ideiglenes kép – Bankkártyás online és PayPal fizetés. A végleges képernyőkép később kerül feltöltésre.

15) Eszközök/Apportok kezelése

Az eszköznyilvántartás segítségével a vállalkozásban használt vagy nyilvántartandó eszközök adatai egy helyen kezelhetők. Az adott eszközhöz érdemes olyan információkat rögzíteni, amelyek a későbbi azonosítást és nyomon követést segítik.

🔍

Ideiglenes kép – Eszközök/Apportok kezelése. A végleges képernyőkép később kerül feltöltésre.

16) Szerződések nyilvántartása

A szerződések ügyfélhez vagy partnerhez kapcsoltan tarthatók nyilván, így a megállapodások nem különálló fájlokként élnek a rendszerben. Érdemes rögzíteni a szerződés fontos dátumait, tárgyát, érintett partnerét és a hozzá tartozó dokumentumot.

🔍

Ideiglenes kép – Szerződések nyilvántartása. A végleges képernyőkép később kerül feltöltésre.

17) Üzleti célok menedzselése

Az üzleti célok kezelésével mérhető célértékek rendelhetők a vállalkozás működéséhez és teljesítményéhez. Olyan célokat érdemes meghatározni, amelyek egyértelműek, mérhetők és meghatározott időszakhoz kapcsolódnak.

🔍

Ideiglenes kép – Üzleti célok menedzselése. A végleges képernyőkép később kerül feltöltésre.

18) Vevői / Partneri felmérések

A felmérések segítségével strukturált visszajelzést kérhetsz ügyfelektől vagy partnerektől. A kérdéseket érdemes röviden és egyértelműen megfogalmazni, és csak olyan adatot bekérni, amelyet később valóban fel is használsz.

🔍

Ideiglenes kép – Vevői / Partneri felmérések. A végleges képernyőkép később kerül feltöltésre.

19) Ügyfélhűség kezelése

Az ügyfélhűség kezelésének célja, hogy a meglévő ügyfelekhez kapcsolódó aktivitások, visszatérő vásárlások vagy más releváns ügyfélkapcsolati információk követhetők legyenek. A konkrét használat mindig a vállalkozás saját ügyfélkezelési folyamatától és a rendszerben elérhető funkcióktól függ.

🔍

Ideiglenes kép – Ügyfélhűség kezelése. A végleges képernyőkép később kerül feltöltésre.

20) HR nyilvántartás

A HR nyilvántartás a munkatársakkal kapcsolatos, rendszerben kezelhető adatok és folyamatok áttekintését segíti. A személyes adatok kezelése miatt különösen fontos a megfelelő jogosultságok beállítása: HR-adatokhoz csak azok férjenek hozzá, akiknek erre ténylegesen szükségük van.

🔍

Ideiglenes kép – HR nyilvántartás. A végleges képernyőkép később kerül feltöltésre.

21) Pénzügyi kimutatások

A pénzügyi kimutatások a Scylla CRM-ben rendelkezésre álló pénzügyi adatok áttekintését és értékelését segítik. A megjelenő adatok és kimutatások köre attól függ, milyen pénzügyi funkciókat használsz és milyen adatok állnak rendelkezésre.

🔍

Ideiglenes kép – Pénzügyi kimutatások. A végleges képernyőkép később kerül feltöltésre.

22) Költségek kezelése

A költségek nyilvántartásával a vállalkozás kiadásai strukturáltan rögzíthetők és később visszakereshetők. Költség rögzítésekor érdemes megadni a dátumot, összeget, kategóriát, kapcsolódó partnert vagy projektet, valamint szükség esetén a bizonylatot.

🔍

Ideiglenes kép – Költségek kezelése. A végleges képernyőkép később kerül feltöltésre.

23) Beszerzések kezelése

A beszerzési funkciók segítségével a vállalkozás vásárlási és beszállítói folyamatai követhetők. A beszerzéseknél fontos, hogy a megfelelő beszállító, tételek, mennyiségek, árak és státuszok egyértelműen kerüljenek rögzítésre.

🔍

Ideiglenes kép – Beszerzések kezelése. A végleges képernyőkép később kerül feltöltésre.

24) Ügyfél előfizetések kezelés

Az előfizetések kezelésével az ismétlődő szolgáltatásokhoz kapcsolódó ügyfélkapcsolatok és rendszeres fizetések adminisztrációja egyszerűsíthető. Az előfizetésnél különösen fontos a szolgáltatás, az ügyfél, az összeg, az időszak és az aktuális állapot pontos rögzítése.

🔍

Ideiglenes kép – Ügyfél előfizetések kezelés. A végleges képernyőkép később kerül feltöltésre.

25) Online űrlapok beépítése weboldalba

A Scylla CRM-ben létrehozott vagy a rendszerhez kapcsolódó online űrlapok segítségével a weboldalról érkező adatokat közvetlenül az ügyviteli folyamatba lehet továbbítani. Ilyen lehet például egy kapcsolatfelvételi, ajánlatkérő, visszahívási vagy más adatbekérő űrlap.

Beépítés előtt ellenőrizd

• milyen adatokat kér be az űrlap,
• hová kerülnek a beküldött adatok,
• ki kap értesítést,
• megfelelő-e az adatkezelési tájékoztatás.

🔍

Ideiglenes kép – Online űrlapok beépítése weboldalba. A végleges képernyőkép később kerül feltöltésre.

26) Tudásbázis ügyfeleknek és belsőleg

A tudásbázis segítségével olyan információk gyűjthetők egy helyre, amelyeket a munkatársak vagy az ügyfelek rendszeresen használnak. Ide kerülhetnek például használati útmutatók, gyakori kérdések, belső folyamatleírások, műszaki információk vagy ügyfelek számára elérhető segédanyagok.

Érdemes különválasztani

• Belső tudásanyag: csak munkatársak számára.
• Ügyfélnek szánt tudásanyag: külső felhasználók számára is elérhető információ.

🔍

Ideiglenes kép – Tudásbázis ügyfeleknek és belsőleg. A végleges képernyőkép később kerül feltöltésre.

27) Bevezetési javaslat a csapatnak

A rendszer önmagában nem hoz rendet. A rendet a szabály hozza. A Scylla CRM akkor működik, ha a csapat egységesen használja, és van kimondott működési rend.

Minimum szabályrendszer

• Minden munka ügyfélhez és/vagy projekthez kötött.
• Minden feladatnak van felelőse.
• A fontos feladatoknak van határideje.
• A döntési alap dokumentum a rendszerben van.
• A státuszok jelentése egységes.

🔍

Ideiglenes kép – Bevezetési javaslat a csapatnak. A végleges képernyőkép később kerül feltöltésre.

GYIK – Gyakori kérdések