Megmutatjuk, mitől lehet jó választás egy ügyfélkezelő szoftver kisvállalkozások számára, milyen szempontok alapján érdemes választanod, és miért nincs olyan CRM rendszer, amely minden vállalkozásnak egyformán ideális.
A legjobb ügyfélkezelő szoftverek keresése elsőre egyszerű feladatnak tűnik. Beírod a Google-be, megnézel néhány listát, összehasonlítasz pár funkciót, és kiválasztod azt, amelyik a legtöbb mindent tudja. Csakhogy ezzel könnyen mellé lehet nyúlni.
Ugyanis nincs olyan ügyfélkezelő rendszer, amely minden kisvállalkozás számára egyformán a legjobb. Más folyamatokkal dolgozik egy kétfős szolgáltató vállalkozás, másra van szüksége egy értékesítési csapatnak, és megint más rendszer passzol ahhoz a céghez, ahol ajánlatokat, projekteket, feladatokat, ügyfélkapcsolatokat és pénzügyi folyamatokat is egy helyen szeretnének követni.
Tartalomjegyzék [Megjelenítés]
Az ügyfélkezelő szoftver olyan rendszer, amelyben központilag kezelheted az ügyfeleidhez és érdeklődőidhez kapcsolódó adatokat, kommunikációkat, ajánlatokat, feladatokat és üzleti eseményeket. A fejlettebb megoldásokat CRM rendszereknek nevezzük. Ha szeretnéd pontosabban megérteni a fogalmat, itt részletesen elolvashatod, mi az a CRM rendszer és mire használható.
A lényeg nem az, hogy legyen egy digitális névjegyzéked. Az igazi előny akkor jelenik meg, amikor az ügyfélhez tartozó előzmények, ajánlatok, feladatok, felelősök, határidők és következő lépések ugyanabban a rendszerben láthatók.
Ez az a pont, ahol az ügyfélkezelés már nem emlékezet kérdése, hanem üzleti folyamat.
Ezt érdemes rögtön az elején kimondani. Univerzálisan legjobb CRM rendszer nincs. Van viszont olyan rendszer, amelyik a te vállalkozásodhoz jobban illeszkedik, mint a többi.
Gondolj rá úgy, mint egy autóra. Egy városi kisautó, egy furgon és egy terepjáró közül sem lehet általánosan kijelenteni, hogy melyik a „legjobb”. Az dönti el, mire használod. Ha naponta raklapnyi árut szállítasz, hiába nyert dizájndíjat a kétszemélyes sportautó.
CRM-nél ugyanez történik. Hiába tud egy rendszer több száz funkciót, ha te azokból húszat használsz, miközben az a három funkció, amelyre naponta szükséged lenne, nehézkesen működik.
A szükséges funkciók vállalkozásonként eltérnek, de van néhány olyan alap, amelyre érdemes figyelned.
Ha szeretnéd részletesebben látni, milyen képességeket érdemes összehasonlítani, itt megnézheted a CRM alapfunkciókat és bővítési lehetőségeket. A Scylla CRM-nél például az alap ügyfélkezeléstől a projekt- és feladatkezelésen keresztül további ügyviteli funkciókig bővíthető a rendszer.
Ha CRM-et választasz, érdemes nemzetközi rendszereket is megnézned. Nem azért, mert automatikusan jobbak, hanem mert segítenek megérteni, milyen eltérő filozófiák alapján épülhet fel egy ügyfélkezelő rendszer.
A HubSpot CRM jó példa arra a megközelítésre, ahol az ügyfélkezelés egy szélesebb marketing-, értékesítési és ügyfélszolgálati ökoszisztéma része. Akkor lehet érdekes számodra, ha az ügyféladatokat később marketingautomatizációval, kampányokkal vagy további értékesítési eszközökkel is össze szeretnéd kapcsolni.
A Zoho CRM más irányból közelít. Erősen testreszabható rendszer, számos üzleti alkalmazással és integrációval. Olyan vállalkozásoknál lehet érdekes, ahol már több különböző folyamatot kell összekötni, és fontos a rugalmas konfiguráció.
A Pipedrive elsősorban az értékesítési folyamat vizuális követésére épít. A pipeline-központú működés különösen akkor hasznos, ha sok párhuzamos értékesítési lehetőséget kezelsz, és gyorsan szeretnéd látni, melyik ügylet melyik szakaszban tart.
Már ebből a három példából is látszik, miért veszélyes egyszerű TOP-listák alapján dönteni. Három jó rendszer, három eltérő hangsúly.
CRM választás előtt az egyik leghasznosabb dolog, amit tehetsz, hogy leírod a saját ügyfélkezelési folyamatodat.
Hogyan érkezik hozzád egy érdeklődő? Ki veszi fel vele a kapcsolatot? Hol rögzítitek az adatokat? Hogyan készül az ajánlat? Ki követi után? Mikor válik ügyféllé? Milyen feladatok kapcsolódnak hozzá? Szükséged van projektkezelésre is? Kell ügyfélportál? Szükséges pénzügyi vagy szerződéses nyilvántartás?
Ezekre kell választ adnia a rendszernek.
Ha fordítva csinálod, és előbb megveszed azt a szoftvert, amelyiknek a leghosszabb a funkciólistája, könnyen te kezded majd a vállalkozásodat a szoftverhez igazítani. Ez pontosan fordítva van, mint ahogy lennie kellene.
A rossz CRM nem feltétlenül azért drága, mert magas a havi díja. Sokkal komolyabb költség lehet, ha nem használjátok rendesen.
Ilyenkor papíron van CRM-ed, a gyakorlatban viszont továbbra is e-mailből, telefonból, Excelből és emlékezetből működik a vállalkozás.
Ez rosszabb is lehet, mint amikor még egyáltalán nem volt rendszered, mert közben azt hiszed, hogy az adataid rendben vannak.
Egy kisvállalkozásnál általában nincs külön CRM-adminisztrátor és nincs három hónapos bevezetési projekt. A rendszernek gyorsan tanulhatónak és a napi munkában használhatónak kell lennie.
Ezért próbaidőszak alatt ne bemutatóvideók alapján dönts. Vigyél végig rajta egy valódi üzleti folyamatot.
Hozz létre egy érdeklődőt. Rögzíts egy beszélgetést. Készíts feladatot. Adj határidőt. Hozz létre ajánlatot. Nézd meg, hogyan találod meg később az információkat. Ha ezekhez folyamatosan gondolkodnod kell, hogy „vajon ezt hol találom?”, az intő jel.
A választást nem érdemes pusztán funkciólisták alapján meghoznod. A vállalkozásod mérete, ügyfélfolyamatai, feladatkezelése, értékesítési módszere és az, hogy milyen további ügyviteli funkciókra van szükséged, együtt határozza meg, milyen rendszer való neked.
A Scylla CRM több szinten használható: az alap ügyfél-, projekt- és feladatkezeléstől egészen az összetettebb ügyviteli folyamatokig. Így nem feltétlenül kell az első napon minden funkciót használnod, hanem abból indulhatsz ki, amire a vállalkozásodnak ténylegesen szüksége van.
Készíts magadnak egy egyszerű listát három kategóriával: „kötelező”, „jó lenne” és „nincs rá szükségem”.
A kötelező kategóriába kerüljenek azok a funkciók, amelyek nélkül a napi működésed nem javulna. A „jó lenne” részbe azok, amelyek később hasznosak lehetnek. A harmadik kategória pedig legalább ilyen fontos: ne fizess és ne vállalj fölösleges bonyolultságot csak azért, mert egy funkció jól mutat a marketingoldalon.
Ezután nézd meg az árat, a támogatást, a magyar nyelv elérhetőségét, a testreszabhatóságot, az adatbiztonságot, a bővíthetőséget és azt is, mennyire könnyen tudsz később továbblépni egy nagyobb csomagba.
A legjobb ügyfélkezelő szoftverek között nem lehet egyetlen univerzális győztest kijelölni. A HubSpot, a Zoho CRM, a Pipedrive vagy akár a Scylla CRM különböző erősségeket és különböző működési logikát kínál.
A valódi kérdés ezért nem az, hogy „melyik CRM a legjobb?”, hanem az, hogy „melyik CRM illeszkedik legjobban ahhoz, ahogyan a vállalkozásom működik?”
Ha ezt a kérdést jól teszed fel, máris sokkal kisebb az esélye annak, hogy néhány hónap múlva egy drága előfizetésed lesz egy olyan rendszerre, amelyet a kollégák alig használnak.
És ez a döntés nemcsak kényelmi kérdés. Egy jól megválasztott CRM segít abban, hogy ne maradjon el egy visszahívás, ne vesszen el egy ajánlat, és mindig lásd, mi a következő üzleti lépés. Mert végső soron nem az a legjobb rendszer, amelyik a legtöbbet ígéri, hanem az, amelyik a napi működésedben valóban rendet teremt.
Gyakorlati sorrendben mutatjuk be a vállalkozás indításának lépéseit Magyarországon az üzleti ötlet ellenőrzésétől és a vállalkozási forma kiválasztásától a hivatalos bejelentésen át az első ügyfelek és üzleti folyamatok kezeléséig.
Lépésről lépésre bemutatjuk, mire kell figyelned egy vállalkozás indításakor Magyarországon az üzleti ötlet ellenőrzésétől a vállalkozási forma és az adózás kiválasztásán át az adminisztrációig, ügyfélszerzésig és a működés rendszerezéséig.
Megmutatjuk, mitől lehet jó választás egy felhő alapú ügyfélkezelő rendszer, milyen előnyöket ad a bárhonnan elérhető működés, mire figyelj választáskor, és mikor lehet érdemes a Scylla CRM-et is kipróbálnod.
