A projektmenedzsment szoftver kifejezés hallatán könnyű egy nagy irodát elképzelni, ahol húsz ember dolgozik ugyanazon a projekten, valaki folyamatosan feladatokat oszt ki, más pedig táblázatokat és kimutatásokat nézeget. Egy kisvállalkozásban ennél sokkal egyszerűbb lehet a helyzet. Lehet, hogy csak hárman vagytok. Sőt, az is lehet, hogy a teljes „projektcsapat” egyetlen emberből áll: belőled.
Ettől még ugyanúgy vannak feladataid, határidőid, ügyfeleid, dokumentumaid és folyamatban lévő munkáid. Valamit ma kell elintézni, valamit péntekre ígértél, egy másik feladat csak akkor indulhat, ha az előző elkészült. Ha mindezt fejben, papíron, e-mailekben és különböző Excel-táblákban próbálod összetartani, egy ideig működhet. A kérdés inkább az, mikor kezd valami kiesni belőle.
Röviden: nincs olyan projektmenedzsment szoftver, amely minden kisvállalkozás számára automatikusan a legjobb. A megfelelő rendszer az, amely illeszkedik a munkafolyamataidhoz, segít követni a feladatokat és határidőket, nem bonyolítja túl a napi munkát, és akkor is használható marad, amikor több projekted vagy több munkatársad lesz.
Tartalomjegyzék [Megjelenítés]
- Mit jelent valójában egy projekt menedzselése?
- Miért kell rendszer akkor is, ha egyedül dolgozol?
- Miért nem elég a papír, a naptár és az Excel?
- Mit kell tudnia egy kisvállalkozás projektmenedzsment szoftverének?
- A legjobb projektmenedzsment szoftver valójában nem létezik
- Az egyszerűség nem azt jelenti, hogy a rendszer keveset tud
- Ne csak a jelenlegi vállalkozásodra gondolj
- A projektmenedzsment szoftvert ne leírás alapján válaszd ki
- Próbáld ki valódi projekttel, ne csak nézd a funkciólistát
- Miből látod, hogy jó rendszert választottál?
- Összefoglalás
Mit jelent valójában egy projekt menedzselése?
A projekt nem feltétlenül egy több hónapos, százmilliós beruházás. Projekt lehet egy weboldal elkészítése, egy villanyszerelési munka, egy rendezvény megszervezése, egy gép telepítése, egy marketingkampány vagy akár egy nagyobb ügyfélmegrendelés teljesítése is.
Ami ezeket összeköti, hogy van egy elérendő eredmény, vannak hozzá feladatok, határidők és általában valamilyen sorrend is. Bizonyos feladatok egymásra épülnek, mások párhuzamosan végezhetők, és közben folyamatosan tudnod kell, hol tart az egész.
A projektmenedzsment tehát nem egyszerűen egy feladatlista. Azt kell átlátnod:
- mit kell elvégezni;
- mikor kell elkészülnie;
- ki felel az adott feladatért;
- mi készült már el;
- mi van folyamatban;
- mi akadályozza a következő lépést;
- milyen információk és dokumentumok tartoznak a projekthez.
Egy jó projektmenedzsment szoftver ezeket az információkat nem különálló darabokként kezeli, hanem egy helyen teszi követhetővé.
Miért kell rendszer akkor is, ha egyedül dolgozol?
Ez az egyik leggyakoribb félreértés. Ha nincs alkalmazottad, könnyen gondolhatod azt, hogy nincs szükséged projektmenedzsmentre, hiszen nincs kinek feladatot kiosztani.
Csakhogy a projektmenedzsment nem elsősorban az emberek irányításáról szól, hanem a munka irányításáról.
Egyszemélyes vállalkozóként egyszerre lehetsz értékesítő, szakember, beszerző, projektvezető, adminisztrátor és ügyfélszolgálatos. Hétfőn ajánlatot készítesz, kedden kivitelezel, szerdán anyagot rendelsz, közben három ügyfél visszahívást vár, péntekre pedig két feladatot is megígértél.
Ilyenkor a saját memóriád válik a vállalkozás központi adatbázisává. Ez azonban veszélyes megoldás. Az agyad kiváló problémamegoldó eszköz, de határidő-nyilvántartó adatbázisnak elég gyenge.
Fontos felismerés: nem azért van szükséged projektmenedzsmentre, mert sok alkalmazottad van. Azért van rá szükséged, mert egyszerre több elvégzendő feladatod, határidőd és folyamatban lévő ügyed van.
Miért nem elég a papír, a naptár és az Excel?
Mindegyik használható valamire. A papír gyors jegyzetelésre jó. A naptár időpontok kezelésére kiváló. Az Excelből remek listákat lehet készíteni. A probléma akkor kezdődik, amikor ezekből próbálsz komplett projektmenedzsment-rendszert építeni.
A projekt neve bekerül az Excelbe. A találkozó a naptárba. Az ügyfél módosítása e-mailben érkezik. A helyszínen felírsz valamit egy papírra. Egy másik feladatról telefonon egyeztettek. Két hét múlva pedig próbáld meg visszafejteni, mi volt az utolsó érvényes állapot.
Még rosszabb lesz a helyzet, ha már többen dolgoztok. Megjelennek az olyan klasszikus kérdések, mint:
- „Ezt már megcsináltad?”
- „Azt hittem, te csinálod.”
- „Melyik Excel a legfrissebb?”
- „Hol van az a fájl, amit múlt héten küldött?”
- „Nem jövő péntek volt a határidő?”
Ezek külön-külön apróságnak tűnnek. Együtt viszont időt, pénzt és ügyfélbizalmat tudnak elvinni.
Mit kell tudnia egy kisvállalkozás projektmenedzsment szoftverének?
Nem attól lesz jó egy rendszer, hogy száz funkció szerepel a termékoldalán. Ha ebből kilencvenötöt soha nem használsz, csak bonyolultabb lett a munkád.
Kisvállalkozásként elsősorban azt nézd meg, hogy a rendszer képes-e a mindennapi munkádat átláthatóbbá tenni.
Fontos lehet például:
- projektek létrehozása és áttekintése;
- feladatok és részfeladatok kezelése;
- határidők rögzítése;
- felelősök hozzárendelése;
- prioritások és státuszok kezelése;
- megjegyzések és kapcsolódó információk tárolása;
- dokumentumok projekthez rendelése;
- a projekt előrehaladásának követése;
- értesítések és emlékeztetők használata;
- a lezárt munkák későbbi visszakereshetősége.
A lényeg nem az, hogy minden funkció létezzen, amit valaha projektmenedzsment-rendszerbe programoztak. A szükséges funkciók legyenek meg, és azokat ténylegesen tudd is használni.
A legjobb projektmenedzsment szoftver valójában nem létezik
Ha arra keresel rá, hogy melyik a legjobb projektmenedzsment szoftver, valószínűleg egy konkrét nevet szeretnél kapni. Csakhogy szakmailag erre nem lehet egyetlen korrekt választ adni.
Egy háromfős kivitelező vállalkozásnak egészen más rendszer lehet ideális, mint egy marketingügynökségnek. Másra van szüksége annak, aki egyszerre két hosszú projektet kezel, és annak is, akinél hetente húsz kisebb munka indul és zárul le.
A „legjobb” helyett ezért inkább azt kérdezd:
- illeszkedik-e a saját munkafolyamataimhoz;
- gyorsan megtanulható-e;
- napi használat közben egyszerű vagy inkább akadályoz;
- megkapom-e benne azokat a funkciókat, amelyekre ténylegesen szükségem van;
- egyedül és csapatban is használható-e;
- képes-e velem együtt növekedni;
- arányban áll-e az ára azzal az idővel és hibával, amit megtakarít.
Egy funkciólistából ezekre nem mindig kapsz választ. Ezért fontos a tényleges kipróbálás.
Az egyszerűség nem azt jelenti, hogy a rendszer keveset tud
Kisvállalkozásnál különösen fontos a használhatóság. Ha egy új feladat rögzítéséhez öt menün és tizenkét mezőn kell végigmenned, hamar eljön az a pillanat, amikor azt mondod: „ezt majd később felviszem”.
A „később” pedig a projektmenedzsment egyik természetes ellensége.
A rendszer akkor működik, ha valóban használod. Ehhez az kell, hogy a napi műveletek gyorsak legyenek, ugyanakkor szükség esetén részletesebb információkat is tudj kezelni.
Nem az a cél, hogy több adminisztrációt végezz. Pont az ellenkezője: kevesebb időből pontosabban tudd, mi történt, mi történik most és mi következik.
Ne csak a jelenlegi vállalkozásodra gondolj
Ma lehet, hogy egyedül dolgozol. Fél év múlva lehet egy munkatársad. Később három. Megjelenhetnek nagyobb projektek, több párhuzamos munka vagy összetettebb feladatok.
Nem kell most olyan rendszert választanod, amely egy ötszáz fős vállalat minden igényét képes kiszolgálni. De érdemes olyat keresni, amelyet nem kell azonnal kidobnod, amint a vállalkozásod egy kicsit növekedni kezd.
A jó rendszer ma nem terhel felesleges funkciókkal, de holnap sem akadályoz meg abban, hogy rendezettebben dolgozz.
A projektmenedzsment szoftvert ne leírás alapján válaszd ki
Két rendszer funkciólistája papíron szinte azonos lehet, használat közben mégis teljesen más élményt adhat. Az egyikben tíz perc után pontosan érted, hogyan kell létrehozni egy projektet és feladatokat rögzíteni. A másiknál húsz perc után már azt keresed, hol lehet bezárni.
Ezért a választás egyik legfontosabb része a tesztelés.
Vigyél fel egy valódi projektet. Hozz létre néhány tényleges feladatot. Adj nekik határidőt. Ha vannak munkatársaid, ossz ki nekik feladatokat. Nézd meg, hogy másnap gyorsan átlátod-e, hol tart a projekt.
Néhány nap valós használat többet mondhat, mint húsz összehasonlító táblázat.
Próbáld ki valódi projekttel, ne csak nézd a funkciólistát
A PREGO-PM-et kifejezetten úgy érdemes megvizsgálnod, hogy létrehozol benne egy saját projektet, felveszed a tényleges feladataidat és megnézed, mennyivel átláthatóbb így a napi munkád. A projekt- és feladatkezelés áll a rendszer középpontjában, miközben további üzleti funkciók is rendelkezésedre állhatnak, ha később szükséged lesz rájuk.
Nem kell előre eldöntened, hogy ez lesz-e számodra a megfelelő projektmenedzsment szoftver. Nézd meg az ajánlatot, próbáld ki a rendszert, és a saját munkafolyamatod alapján dönts. Ha pedig nem tudod pontosan, milyen megoldás illene a vállalkozásodhoz, tanácsadást is kérhetsz.
Miből látod, hogy jó rendszert választottál?
Nem abból, hogy a szoftvernek látványos kezdőképernyője van. Abból, hogy néhány hét használat után kevesebbszer kell keresgélned, ritkábban felejtesz el feladatokat, gyorsabban látod a határidőket és pontosabban tudod, hol tartanak a projektjeid.
Ha munkatársaid vannak, nekik sem kell minden aprósággal megkérdezniük téged. Látják a saját feladataikat, a határidőket és a szükséges információkat. Ez nemcsak időt takarít meg, hanem levesz rólad egy csomó olyan szervezési terhet, amely egyébként egész nap apró megszakítások formájában jelentkezne.
Egyszemélyes vállalkozásnál ugyanez történik, csak éppen saját magadat nem kell percenként megkérdezned, hogy „na, mi is volt a következő feladat?”. Megnyitod a rendszert, és látod.
Összefoglalás
Kisvállalkozásként nincs szükséged feltétlenül bonyolult vállalati projektmenedzsmentre. Arra viszont szükséged van, hogy a projektjeid, feladataid, határidőid és fontos információid ne kizárólag a fejedben vagy egymástól független fájlokban létezzenek.
A megfelelő projektmenedzsment szoftver abban segít, hogy mindig lásd, mi készült el, mi van folyamatban, mi következik, és hol lehet probléma. Ez egyetlen embernél ugyanúgy érték, mint egy többfős csapatnál.
És ezért nincs általánosan legjobb rendszer. A legjobb projektmenedzsment szoftver számodra az, amelyik a saját munkafolyamataidhoz illeszkedik, valóban használod, és több időt takarít meg, mint amennyit az adminisztrációja elvesz. Ezt pedig nem egy toplista fogja eldönteni helyetted. Próbáld ki valódi munkával, és nagyon gyorsan kiderül, hogy megfelelő-e.
