Megmutatjuk, hogyan érdemes CRM rendszert választanod a vállalkozásod működése alapján, mely szempontokat vizsgáld meg a döntés előtt, mit érdemes valódi használat közben kipróbálnod, és hogyan kerülheted el a rosszul megválasztott rendszer későbbi költségeit.
A CRM rendszer kiválasztása első ránézésre egyszerű feladatnak tűnhet. Megnézel néhány szolgáltatót, összehasonlítod a funkciókat és az árakat, majd kiválasztod azt, amelyik a legtöbbet kínálja a legjobb áron. Csakhogy a gyakorlatban éppen ez az egyik leggyakoribb hiba.
Egy CRM nem attól lesz jó választás, hogy hosszú a funkciólistája. Attól lesz jó, hogy képes támogatni azt, ahogyan a vállalkozásod ténylegesen működik. Ha rosszul választasz, könnyen előfordulhat, hogy néhány hónap múlva ugyanúgy Excelben vezeted az adatokat, a kollégák külön jegyzetelnek, a CRM pedig csak egy drága ikon lesz a böngésző könyvjelzői között.
Tartalomjegyzék [Megjelenítés]
A CRM választás egyik legfontosabb alapelve elsőre furcsán hangzik: először ne CRM rendszereket nézegess. Előbb nézd meg a saját vállalkozásodat.
Hogyan érkezik hozzád egy új érdeklődő? Ki veszi fel vele a kapcsolatot? Mi történik az első beszélgetés után? Készül ajánlat? Ki követi az ajánlat sorsát? Hol rögzítitek a feladatokat? Ki látja, ha egy ügyféllel napok óta nem történt semmi? Mi történik akkor, ha a felelős kolléga szabadságon van?
Ezek sokkal fontosabb kérdések annál, hogy egy CRM-ben harminc vagy hetven modul található. Ha nem tudod pontosan, milyen problémát akarsz megoldani, akkor könnyen olyan rendszert választasz, amely papíron sokat tud, de a mindennapi működésedhez rosszul illeszkedik.
Ha még magát a CRM fogalmát és szerepét szeretnéd pontosabban elhelyezni, érdemes előtte elolvasnod, mi az a CRM ügyviteli rendszer, és milyen üzleti folyamatokat lehet vele összefogni.
Jó kiindulópont lehet, ha nem azt kérdezed elsőként, hogy „milyen funkciókra van szükségem?”, hanem azt, hogy mi az, amit nem akarsz tovább ugyanúgy csinálni.
Például ilyen problémák lehetnek:
Ez a lista már jóval használhatóbb alapot ad a CRM rendszer kiválasztásához, mint egy általános funkció-összehasonlítás. Innen már pontosan látod, milyen működési problémákra kell megoldást keresned.
A CRM rendszerek könnyen elcsábítanak. Automatizmusok, riportok, marketingmodulok, dokumentumkezelés, projektfunkciók, integrációk és még húsz másik lehetőség. Ezek között könnyű úgy válogatni, mint svédasztalnál: mindenből szeretnél egy kicsit.
Ehelyett készíts két listát. Az elsőre kerüljenek azok a funkciók, amelyek nélkül a rendszer számodra nem használható. A másodikra azok, amelyek hasznosak lennének, de nélkülük is el tudsz indulni.
Egy kisebb vállalkozásnál sokszor fontosabb az egyszerű ügyfélnyilvántartás, az ajánlatkövetés, a feladatkezelés, a határidők és az utánkövetés kezelése, mint tíz olyan modul, amelyet évente egyszer nyitsz meg.
Egy CRM ritkán működik teljesen önálló szigetként. Lehet weboldalad, kapcsolatfelvételi űrlapod, webáruházad, számlázóprogramod, e-mail-rendszered vagy más üzleti alkalmazásod.
A kérdés tehát nem csak az, hogy mit tud a CRM önmagában, hanem az is, hogy mennyire képes együttműködni azzal, amit már használsz. Ha minden új érdeklődőt kézzel kell átmásolni egyik rendszerből a másikba, az nem igazán digitalizáció, csak korszerűbb kinézetű adatmásolás.
A Scylla CRM esetében például több üzleti folyamat egy közös rendszerben kezelhető, így az ügyféladatok, kapcsolattartások, ajánlatok, feladatok és egyéb folyamatok nem különálló szigeteken élnek.
Egy CRM rendszer bevezetése időt és energiát igényel. Emiatt nem szerencsés fél év múlva új rendszert keresni csak azért, mert a vállalkozás kinőtte az első választást.
Gondold végig, mi történik akkor, ha több kollégád lesz, nő az ügyfélszám, több értékesítési folyamat fut párhuzamosan vagy új szolgáltatásokat vezetsz be. Tudsz új felhasználókat hozzáadni? Kezelhetők eltérő jogosultságok? Bővíthető a rendszer? Létrehozhatók új folyamatok?
Nem kell olyan CRM-et választanod, amelynek a felét talán öt év múlva használod majd. De olyan rendszerbe sem érdemes bezárnod magad, amelyből az első komolyabb növekedésnél menekülni kell.
Természetesen számít, mennyibe kerül a CRM. De a havi díjat önmagában nézni félrevezető.
Egy olcsó rendszer drága lehet, ha minden hónapban több órányi kézi munkát okoz. Egy valamivel drágább rendszer pedig olcsó lehet, ha automatizál feladatokat, megszünteti a párhuzamos adminisztrációt és segít kevesebb érdeklődőt elveszíteni.
A valódi kérdés ezért inkább ez: mennyi időt, hibát és elveszett lehetőséget tud a rendszer megtakarítani?
Ha például egy elfelejtett utánkövetés miatt elveszítesz egy komoly ajánlatot, könnyen többe kerülhet, mint a CRM több havi vagy akár éves díja. Az olcsó rendszer tehát nem feltétlenül az, amelyiknek a legalacsonyabb az előfizetési ára.
Demóképekből és funkciólistákból nagyon kevés derül ki arról, hogy egy rendszer ténylegesen használható-e számodra. A valódi próba akkor kezdődik, amikor beviszel néhány saját ügyfelet, létrehozol egy ajánlatot, feladatot adsz egy kollégának, beállítasz egy státuszt, majd megpróbálod végigvinni benne egy átlagos munkanapod folyamatát.
Ilyenkor nagyon gyorsan előjönnek azok a kérdések, amelyek egy bemutató során nem látszanak. Hány kattintás egy feladat létrehozása? Könnyű megtalálni egy korábbi ügyféladatot? Átlátható a folyamat? Érthető a kollégáknak? Gyorsan megtalálod, amit keresel?
A Scylla CRM esetében ezért érdemes a rendszert 15 napig kipróbálni, és nem kizárólag a funkciólistából dönteni. Néhány valós ügyféllel és saját munkafolyamattal hamar kiderül, hogy passzol-e a vállalkozásodhoz.
Egy CRM lehet technikailag kiváló, mégsem biztos, hogy működni fog a vállalkozásban. Ha a felület túl bonyolult, a munkatársak pedig minden feladatot öt perc plusz adminisztrációnak éreznek, hamar kialakul a kerülőút: „majd beírom később”, „felírom inkább magamnak”, „elküldöm Messengeren”.
Innen pedig már csak egy lépés, hogy ugyanott tarts, mint a CRM bevezetése előtt, csak közben már fizetsz is érte.
Ezért a tesztelés során ne csak azt nézd, hogy te elboldogulsz-e vele. Ha többen fogják használni, adj nekik is néhány valós feladatot. A jó rendszer nem folyamatos magyarázatot igényel, hanem egy idő után természetes részévé válik a munkának.
Nem minden vállalkozásnak ugyanarra van szüksége. Ha elsősorban projekteket, feladatokat, határidőket és felelősöket szeretnél kezelni, lehet, hogy egy projektmenedzsment rendszer megfelelőbb.
Ha viszont az ügyfélkapcsolatok, érdeklődők, ajánlatok, értékesítési folyamatok, kapcsolattartások és további üzleti funkciók is fontosak, akkor már inkább CRM irányban érdemes gondolkodnod.
Ha nem vagy biztos abban, melyik kategória illik jobban a vállalkozásodhoz, a PREGO-PM vagy Scylla CRM összehasonlítás segíthet eldönteni, hogy egyszerűbb projektmenedzsment vagy összetettebb ügyfélkezelési rendszer felé érdemes-e elindulnod.
Ha pontosan tudod, milyen problémákat szeretnél megoldani, a CRM rendszer kiválasztását jó eséllyel önállóan is el tudod kezdeni. De ha több rendszer között vacillálsz, nem egyértelmű, milyen folyamatokat kellene digitalizálni, vagy azt sem tudod biztosan, hogy CRM-re vagy projektmenedzsment rendszerre van szükséged, akkor érdemes előbb tisztázni az igényeket.
Egy rövid telefonos egyeztetés sokszor többet ér, mint órákig funkciólistákat összehasonlítani. Ha elmondod, hogyan működik jelenleg a vállalkozásod, milyen problémákat szeretnél megszüntetni és mit vársz a rendszertől, gyorsan kiderülhet, melyik iránynak van értelme.
A jó CRM rendszer nem attól jó, hogy száz funkciót tartalmaz. Attól jó, hogy a napi munkában kevesebb dolgot kell fejben tartanod, tisztábban látod az ügyfeleidet, követhetőbbek a feladatok és kevesebb üzleti lehetőség tud elveszni.
Ha bizonytalan vagy abban, hogy neked projektmenedzsment rendszer vagy összetettebb CRM való, először hasonlítsd össze a lehetőségeket. Ha már a Scylla CRM felé hajlasz, próbáld ki saját adatokkal és valós munkafolyamatokkal. Ha pedig a saját működésed alapján szeretnéd átbeszélni a lehetőségeket, kérj telefonos tanácsadást.
A CRM rendszer kiválasztása akkor lesz jó döntés, ha nem a szoftverekből indulsz ki, hanem a saját vállalkozásodból. Először értsd meg a folyamataidat, írd össze a problémákat, különítsd el a kötelező és opcionális funkciókat, vizsgáld meg az integrációkat, a bővíthetőséget és a teljes költséget.
Ezután jöhet a legfontosabb lépés: a tesztelés. Valós ügyfelekkel, valós feladatokkal és valós munkafolyamatokkal nézd meg, hogy a rendszer tényleg könnyebbé teszi-e a működést. Ha igen, jó irányban jársz. Ha viszont már a próba során kerülőutakat kell keresned, ne abból indulj ki, hogy „majd megszokjuk”.
Mert CRM-et nem azért vezetsz be, hogy legyen CRM-ed. Azért vezeted be, hogy kevesebb információ vesszen el, átláthatóbb legyen a munkád, és több kontrollod legyen az ügyfélkapcsolatok és az üzleti folyamatok felett.
Gyakorlati sorrendben mutatjuk be a vállalkozás indításának lépéseit Magyarországon az üzleti ötlet ellenőrzésétől és a vállalkozási forma kiválasztásától a hivatalos bejelentésen át az első ügyfelek és üzleti folyamatok kezeléséig.
Lépésről lépésre bemutatjuk, mire kell figyelned egy vállalkozás indításakor Magyarországon az üzleti ötlet ellenőrzésétől a vállalkozási forma és az adózás kiválasztásán át az adminisztrációig, ügyfélszerzésig és a működés rendszerezéséig.
Megmutatjuk, mitől lehet jó választás egy felhő alapú ügyfélkezelő rendszer, milyen előnyöket ad a bárhonnan elérhető működés, mire figyelj választáskor, és mikor lehet érdemes a Scylla CRM-et is kipróbálnod.
